7 tips til en vellykket budsjettprosess

Vi har vært med på mange budsjettprosesser, både hos kundene våre og internt i VIEW. Med erfaring kommer lærdom, og under finner du våre 7 beste tips til en vellykket budsjettprosess og bedre økonomistyring i selskapet.

1. Ikke start for sent

Banalt råd, men ofte ser vi at selskapet utsetter budsjettprosessen til det etterlyses i organisasjonen. Starter du prosessen for sent, kan avgjørelser blir forhastet og du kan risikere å legge planer på feil grunnlag- i verste fall sitte med et budsjett det er vanskelig å finne motivasjon i for organisasjonen. Derfor er det viktig å ha god kontroll i planleggingsfasen, slik at det ikke går utover kvaliteten på budsjettarbeidet.

2. Analyser tidligere budsjetter

Som nevnt over, er det mye lærdom i tidligere erfaring. Start med å gjennomgå budsjetter fra årene før for å identifisere styrker og svakheter. Dette vil gi deg innsikt i hva som har fungert tidligere og hva som kan forbedres i en budsjettprosess.

Det er slett ikke unormalt at neste års budsjett blir en forlengelse av fjoråret, ilagt konsumprisindeksen for bransjen. Dette er den enkleste måten, men langt fra den beste løsningen.

Du bør se på neste års budsjettarbeid som en mulighet til å løfte blikket, se fremover og tenke nytt. Hvilke ambisjoner og mål har selskapet for årene som kommer og hvordan kan du tilrettelegge for aktiviteter i budsjettet som bygger oppunder disse?

3. Involver relevante interessenter

Et budsjett berører mange i et selskap. Derfor er det en suksessfaktor mener vi at du sørger for å involver de rette personene i en budsjetteringsprosess, som avdelingsledere, økonomisjefer og andre nøkkelansatte. Dette bidrar til å sikre at alle interessentene er engasjert og tar ansvar for sine deler av budsjettet, ikke bare få de presentert.

Involverer du dine ledere i hele linjen, vil de gjennom sin deltagelse også få muligheten til å klargjøre og kommunisere egne utfordringer og problemer.

Dette blir også nyttige innspill til hvordan ting kan forbedres eller gjøres annerledes – for et bedre resultat.

For å sikre at det foreligger en felles forståelse for hva selskapet ønsker for fremtiden, bør selskapets strategier og mål kommuniseres og i stor grad deles av ansatte. Ledere i selskapet skal både forklare og forstå målene selv, men også motivere hele teamet til å jobbe mot disse. Involvering dreier seg derfor mye om å bedre kommunikasjonen mellom ansatte og ledere.

4. Lag realistiske mål basert på analyser

Det er fort gjort å være for optimistisk når inntekter skal budsjetteres. Du bør vurdere hva som er mulig å levere på inntektssiden, med tanke på den kapasiteten selskapet har og potensiale i markedet. Unngå overoptimistiske estimater, men samtidig utfordre teamet til å strekke seg og oppnå resultater. Det kan være en vanskelig balanse.

Se på de faktiske salgstallene fra i fjor, og lag prognoser for å for å vurdere og forutse selskapets potensiale. Ved å ha en detaljert oversikt over for eksempel dekningsbidraget, kan du se hvilke varer og tjenester du tjener mest penger på nå for så å vurdere lønnsomheten og definere videre satsning.

Det kan også være lurt å gjøre en analyse av egen posisjon i markedet før du fastsetter salgstallene. Da kan du sammenligne selskapet ditt i forhold til andre sammenlignbare selskaper eller de som gjør det godt i din bransje.

Har du høyere varekostnader enn konkurrentene eller kan du faktisk prise deg enda høyere? Dette er spørsmål som kan være med på å avdekke og predikere neste års inntekter.

5. Vær fleksibel og juster underveis

Det er vanskelig å spå fremtiden og lage budsjett som gjenspeiler virkeligheten. Derfor må du evaluere og justere etter hvert, når forutsetninger og planer endres. Markedsforhold, konkurransesituasjon og andre faktorer kan påvirke bedriftens økonomi, så det er viktig å være fleksibel og kunne tilpasse seg endringer også etter en budsjettprosess.

Et godt budsjett må være et “levende dokument”, ikke bare en rutine du går igjennom en gang i året. Sett av tid hver måned for å gå igjennom budsjettet for å se hvordan selskapet ligger an.

6. Overvåk nøkkelindikatorer

Identifiser de viktigste KPI-ene for virksomheten din, og hold regelmessig øye med disse. Dette vil hjelpe deg med å reagere raskt hvis det oppstår avvik fra budsjetterte resultater.

Er inntektene i tråd med det vi forventet eller har de dukket opp større utgiftsposter dere må ta høyde for? Ser du en utvikling som avviker fra budsjettet, må du justere slik at de neste månedene blir riktigere.

Det kan være nyttig å bruke prognoser og gjennomføre effektive avviksanalyser underveis, for å justere og raskt kunne sette i gang tiltak når målene ikke nås. Skal et budsjett ha mening som et aktivt styringsverktøy for selskapet, er oppfølgings- og evalueringsaspektet avgjørende.

7. Bruk økonomisystemet ditt

Bruk ERP – systemet eller økonomisystemet ditt i en budsjettprosess. Mange systemer har god støtte for budsjettoppfølging, og du bør ta i bruk maler, ferdige rapporter og spørremulighetene som finnes. Disse er ofte basert på best practice og kan hjelpe deg mye på veien. Du vil også igjennom systemet kunne få raske oversikter over prognoser, og kunne analysere eventuelle avvik mellom planer og faktiske regnskapstall.

Dersom du ikke har god nok funksjonalitet i økonomisystemet ditt, bør systemet legge til rette for å kunne integreres med andre løsninger som dekker ditt behov. På denne måten sparer du både tid og får strukturert dine data for en god budsjettprosess.

Andre anbefalte artikler:

Vil du lese flere artikler som denne?

Meld deg på vårt månedlige nyhetsbrev!