AI- teknologi er en stor del av hverdagen vår og innebygd i så mange ting vi bruker, fra telefonen, til algoritmene i sosiale medier, søkemotorer og software i bilen. De siste årene har også AI-teknologi for alvor hatt sitt inntog i arbeidslivet, og regnskapsbransjen er intet unntak – kanskje heller et veldig godt eksempel på hvordan AI bidrar til stor verdiøkning.
I VIEW har vi et eget AI – team, med Henrik Christoffer Kjøstvedt og Eirik Andreas Johansen
i spissen. Vi har tatt en prat med guttene om hvordan de jobber med teknologien, hvilke utfordringer de møter og spådommer om fremtiden.
De begge er utdannet økonomer. Eirik jobber fra Lillehammer og Henrik sitter i Søgne, og sammen er de våre AI – eksperter.
Da VIEW etterlyste folk til AI-satsningen for en stund tilbake var Eirik og Henrik rask til å melde seg. Hva gjorde at dere var så interesserte?
-Jeg tror vi begge er for late til å godta en dårlig løsning, ler Eirik.
-Hvis vi kan være med å redusere kjedelig, repetitivt arbeid og samtidig gjøre hverdagen enda mer spennende- så er det bare win win, fortsetter han.
Henrik er enig og legger til:
-Dette var noe jeg umiddelbart var interessert i. Jeg synes teknologi er gøy, og jeg var nysgjerrig på hvordan vi kunne ta det i bruk i vår jobbsammenheng.
-Etter å ha jobbet med dette en stund nå, er det fortsatt like spennende og læringskurven er like bratt, sier han.
-Det er et høyt tempo i denne type rolle. Du er nødt til å være veldig løsningsorientert. Det betyr også å tørre å stille vanskelige spørsmål og være kritisk. Det skjer mye endringer og det er mye data å forholde seg til. Det er store forskjeller fra selskap til selskap og bransje til bransje i forhold til å utnytte potensiale maksimalt, fortsetter han.
-Ja det er sant, legger Eirik til.
-Det blir mye tenking og problemløsning også på privaten, for eksempel på en løpetur eller en biltur. Men det betyr jo bare at man er engasjert og brenner for det man driver med. Vår jobb er å finne gode løsninger og nye måter å utnytte teknologien på, Eirik.
-Og det hjelper at vi synes det er knallgøy, fortsetter Henrik.
Hvordan jobber dere med AI-teknologien?
-Hovedoppgaven er å automatisere så mange transaksjoner som mulig sømløst inn i ERP-systemet, sier Eirik.
Det første vi gjør når vi implementer teknologien på et selskap er å kjøre en treningsperiode på ca. et par uker. Etter treningsperioden så starter vi å bruke AI på faktiske fakturaer, ehf og pdf. Det er da vi ser at intelligensen rundt koststeder og prosjekter øker mest.
-Det går overraskende raskt til man ser gevinst og automasjon stegvis i prosessene, sier Henrik.
-Det fine er jo at AI`en blir jo aldri utlært og glemmer ikke det som er innlært. Teknologien lærer hele tiden av ny data den har tilgang til. Dette er alles gevinst, og kunder kan ta del i andres kunders suksess igjennom all data som er gjennomgått, fortsetter han.
Hvor mye må dere være med å “oppdra” teknologien?
-Fra start har vi fult fokus på oppdragelse, sier Eirik.
-Det blir som å gi et barn som aldri har stått på langrenn et par staver og ski, smiler han.
-Vår jobb i starten er å gi noen retningslinjer og vise hva som er riktig slik at prosessene kan justeres til innlæringen sitter. Fordi den innlærte kunnskapen ikke glemmes, kan vi etter hvert gå over på neste steg i prosessen, fortsetter Eirik.
-Det er ganske stor forskjell på AI og regelstyring i ERP- systemet. I mange ERP-systemer har man mulighet til å sette opp automatiseringsregler som fungerer på visse typer av transaksjoner.
Det er fasinerende å se hvor fort AI tar igjen denne type regelstyring og går videre til neste nivå. Det kan ikke sammenlignes i det hele tatt.
Hvilke oppgaver er best å overlate til AI, og hvilke bør økonomene ta seg av?
-Selv om AI`en avlaster enormt mye, vil det fortsatt være mange oppgaver og områder der teknologien kommer til kort, sier Eirik.
Teknologien frigjør mye tid og strukturerer store mengder data. Det betyr at vi kan fokusere mer på for eksempel forbedringer i systemene eller analysering av forretningsdata for innsikt og strategi. Dette kommer kundene våre til gode.
-Alt som er frem i tid har ikke AI mye kunnskap om, det er ikke der styrken ligger. Det er her vi som økonomer overtar, og får et kraftig verktøy sammen med vår kompetanse for analyse og utarbeidelse av beslutningsgrunnlag, poengterer han.
Hva vil dere si til de som er litt «redd» for AI og ny teknologi eller har kolleger som er det?
-Det er jo forståelig, sier Henrik.
-Vi har opplevd at både kollegaer og kunder har vært skeptiske i starten og det er ganske naturlig. Man er redd for å miste kontrollen. Men, etter at vi har vist verdien av å bruke denne teknologien har faktisk alle endret mening ganske raskt, forteller han.
Det er jo ikke sånn at vi bare skrur på AI`en og lar den løpe løpsk. Vi skrur automatiseringen på stegvis og bruker mye tid på optimalisering underveis.
-Når andre ser hvor raskt teknologien lærer og hvor stor gevinsten er, så synes de det er veldig interessant. Da forsvinner skeptisismen, poengterer Henrik.
-Ja, det er vel vanskelig å takke nei til en kollega eller en ansatt som aldri blir syk eller aldri tar ferie, smiler Eirik.
Kan man stole på at AI gjør det riktig?
Ja, er det korte svaret, sier Eirik.
-AI leser hver eneste varelinje, og får med seg så mye mer informasjon enn vi mennesker klarer. Teknologien er programmert sånn at den skal være 95% sikker før den overfører noe automatisk. Hvis sikkerheten er på 90%, så vil transaksjonen merkes som avvik og må håndteres av oss for videre behandling, utdyper Henrik.
Har dere noen tanker om andre området AI kan brukes på i nær fremtid?
-Allerede nå har vi begynt å se på dette analyse av data. Det kan for eksempel være benchmarking og sammenligning av datagrunnlag. Eller det kan handle om kunder som ønsker å vite om de betaler for mye enn gjennomsnittet hos en leverandør, eller hvordan egne varer og tjenester er priset i markedet sammenlignet med andre, forteller Eirik.
-Fordi vi som regnskapsleverandør har tilgang på mye data fra ulike selskaper, kan vi gi disse svarene på vegne av bransjer eller markedet generelt.
-Noe som også er svært aktuelt nå er bærekrafsrapportering. Med AI- teknologi kan bedrifter effektivt få egne karbonrapporter ved å la teknologien analysere fakturaer, leverandører osv. Når all data blir tilgjengelig, kan vi også hente ut så mye annet nyttig informasjon, fortsetter han.
Det gjelder bare å ta i bruk teknologien slik at datainnsamlingen kan begynne. Jo før, jo bedre.
Hva tenker dere er de største gevinstene for økonomiavdelinger ved å ta i bruk AI allerede nå?
-Det er mange, sier Eirik.
-For det første vil jo økonomiavdelingen spare mye tid på bilagsføringen og prosesser rundt fakturering. Spesielt hvis de har mange transaksjoner, gjerne fra 5000-10 000 og oppover årlig.
-I tillegg får økonomiavdeling en kompetanse som ikke forsvinner og en større fleksibilitet i hverdagen. Fordi alt gjøres på samme måte, vil det bli mindre sårbarhet i avdelingen med tanke på sykdom og ferieavvikling. Oppgavene blir mindre personavhengig, poengterer han.
Og på sikt vil en av de største gevinstene være tilgang på egen data for analyse og bedre beslutningsgrunnlag. Det kan handle om prediktiv analyse for bedre avgjørelser om for eksempel produksjon og strategi, forebygging av svindel ved å redusere fishing eller kartlegging av avtaler for bedre betingelser.
-Du trenger heller ikke være teknolog for å ta i bruk ai-teknologi- på ingen måte. Vi jobber med Vic.ai, som er levert av Propell.ai, og der er i alle fall brukergrensesnittet ganske enkelt å lære seg. Det krever selvfølgelig investering i tid for å få mest mulig utbytte av plattformen, avslutter han.
Dere er VIEW sine AI-eksperter: hva er morsomst i denne rollen og hvordan tror dere teamet deres vil utvikle seg fremover?
-Det som er aller mest morsomt er at det skjer så mye på kort tid. Det er helt vilt hvor fort utviklingen i teknologien går, vi ser endringer ukentlig. Det er veldig moro å få være med å bygge denne løsningen fra start av, sier Eirik.
-Jeg synes også det er givende å få lov til å introdusere teknologien for mine kollegaer, sier Henrik.
-På denne måten blir kjent med mange i VIEW på tvers av avdelinger og lokasjoner, og kan bidra til at deres arbeidshverdag forhåpentligvis blir enda litt bedre. Jeg vil si det er det mest spennende og mest lærerike jeg har vært med på i VIEW frem til nå, smiler han.
-Den støtter jeg, sier Eirik raskt.
-Når det gjelder AI-teamet i nær fremtid, så tror jeg definitivt at det vil vokse, spår han.
-Vi har et verktøy som alle mine kollegaer potensielt kan bruke, og vi trenger både superbrukere og folk som er interessert i å være med å utvikle teknologien.
AI er fortsatt i startgropa, men vi har allerede kommet langt med å utnytte potensiale. Det er en stor fordel å være tidlig ute når tempoet er såpass høyt.
-Det er fort gjort å havne bakpå når det hele tiden dukker opp nye muligheter. Så vi må være på ballen og ha rom for å eksperimentere for å få det beste ut av teknologien, avslutter Eirik.