Skal du lykkes med en effektiv økonomiavdeling er det viktig å investere i det som kan redusere omfanget av manuelle prosesser, spesielt i de dagligdagse oppgavene. Bokføringen hører definitivt hjemme i denne kategorien, og det å automatisere bilagsføringen er kanskje noen av de enkleste å komme i gang med for å oppnå høyere effektivitet.
1. Automatisere bilagsføringen med regelstyring i ERP-systemet
Noen ERP-system gir muligheten til å sette opp regelstyrt logikk som hjelper til med å automatisere bilagsføringen. Denne type logikk er spesielt effektivt på gjentakende faktura, og har ingen krav til volum. Sånn sett så passer dette for alle typer selskap, og er enkelt å komme i gang med.
Du starter ofte med å opprette en automatiseringsmal som systemet benytter seg av pr. leverandør på alle innkommende fakturaer. Du kan også legge inn beløpsgrenser som avviser fakturaer som overstiger maksbeløpet, og legge inn at du får en melding om eventuelle avvik.
Vi ser at for våre kunder kan regelstyring i bokføringen være med på å for eksempel automatisere opptil 40% av alle fakturaene. Det er mye tid å spare på å automatisere repetitive transaksjoner, og et fint sted å starte med automatiseringen. Men, det er fortsatt noe begrensende fordi det baserer seg på regler- og ikke maskinlæring.
Se video av hvordan dette gjøres i Xledger
2. Automatisere bilagsføringen med maskinlæring i ERP-systemet
Regelstyring er basert på en logikk du selv setter opp. Kunstig intelligens eller maskinlæring derimot vil faktisk lære underveis, og bli bedre og bedre på å håndtere nye oppgaver, finne avvik og automatisere bilagsføringen.
Mange ERP-systemer i dag har mye av denne teknologien innebygd i system, for en stadig utvikling av bedre arbeidsprosesser. Leverandører med mange ulike kunder, får tilgang til store datamengder som kan danne et godt grunnlag for å designe effektive algoritmer for videre automatisering.
I bokføringsprosessen bør ERP-systemet ditt hjelpe deg ved at bilagsmottaket ditt kan tolke bilag, og etter hvert kjenner igjen mønstre for forslag til kontering og attestering. På denne vil bokføringen handle mer om avvikshåndtering for å lære opp systemet, enn punching av samme bilag om og om igjen.
Profesjonelle ERP-leverandører utvikler stadig funksjonalitet og teknologi i sitt system, for å hjelpe sine kunder bli bedre og mer effektive. Derfor er det viktig at du som bruker sørger for å utnytte dette fullt ut, og tar i bruk funksjonalitet som kan forbedre prosesser i ditt selskap og for din bransje.
Pass på at du har kunnskap om eksisterende og ny funksjonalitet som finnes, og eventuelt får hjelp til å sette dette opp dette på riktig måte for din bedrift.
3. Automatisere bilagsføringen med AI- teknologi utenfor ERP-systemet
I noen tilfeller kan det hende at ERP-systemets funksjonalitet kommer litt til kort. Da kan det være hensiktsmessig å benytte løsninger som ligger utenfor ERP-systemet for å få fart på automatiseringen. Det finnes flere leverandører i dag som har spesialiserte AI-løsninger for bilagsføringen, som for eksempel i fakturaprosessen.
Slike programvarer blir levert som et forsystem og kobles på ditt ERP-system. Ved hjelp av kunstig intelligens prosesseres bilagene i forsystemet fra mottak, og sendes på flyt for godkjenning til ditt ERP-systemet.
Identifisering av mønstre og kontekst i bilagene danner grunnlag for automatisk forslag til bokføring og kategorisering av kostnadene. På denne måten jobber du i ditt ERP-system, men får forsterket funksjonaliteten ytterligere.
Du må selvsagt sette av tid til å lære opp programvaren, komme med input for kompetanseoverføring til systemet. Men programvarene vil hele tiden lære, og blir flinkere og flinkere til å håndtere bilag korrekt uten din hjelp.
Vi samarbeider med to av de ledende leverandørene på markedet, Propell.ai og Semine, og hjelper kundene våre med å spare mye tid på håndtering av fakturaer. Disse løsningene passer for selskapet som har et stort volum av bilag, mer konkret fra 5000+ bilag i året. Faktisk så kan selskaper automatisere opptil 80% av fakturaene sine dersom de utnytter en AI-løsning på mesteparten av fakturamassen.
Se video av hvordan Semine hjelper økonomiavdelinger spare opptil 1 dag i uken
4. Disse utelukker ikke hverandre
Selv om vi har delt automatiseringen opp i punkter ovenfor, betyr ikke dette at disse løsningene sees på som isolert fra hverandre. Tvert imot, bruker de fleste av våre kunder i alle fall to av disse samtidig.
Dersom du skal ta del i automatisering av bilagsføringen må ditt ERP-system legge til rette for det. Både i form av moderne teknologi for maskinlæring og ha åpne APIer for integrasjoner med andre spesial-løsninger. Det er viktig at prosessene henger sammen, slik at du får en god arbeidsflyt i økonomiavdelingen.
De beste systemleverandørene investerer mye i gode brukeropplevelser og funksjonalitet, for å hjelpe kundene sine bli enda mer effektive. Derfor starter veien til mer automatisering med et godt system og kunnskap om hvordan bruke dette til sin fordel.
Kombinasjonen av typer av teknologi i dag gjør at selskaper kan “sy sammen” sin egen pakke som tar ut alt potensiale for å automatisere bilagsføringen.
Book en uforpliktende prat med våre automatiserings-eksperter