Hvis en ansatt blir syk skal lønnen erstattes med sykepenger i sykefraværsperioden – dette gjelder fra første sykefraværsdag. Det betyr at sykepenger skal erstatte lønnen allerede fra egenmeldingsperioden, og gjennom hele arbeidsgiverperioden på 16 kalenderdager.
Når du som arbeidsgiver skal beregne sykepengegrunnlaget er det i hovedsak to viktige punkter å ha kontroll på:
- Hvordan beregnes sykepenger?
- Hvilke lønnsytelser skal regnes med i sykepengegrunnlaget?
Når du skal beregne sykepenger tar du utgangspunktet i hva den ansatte har fått i inntekt fra arbeidsgiver siste 3 hele måneder før sykefraværet startet. Med inntekt menes lønn som er rapportert i a-meldingen de siste 3 månedene
Ved å legge sammen rapportert inntekt for siste 3 måneder og dele dette på 3, vil du finne en snittinntekt som gir deg sykepengegrunnlaget for sykefraværsperioden
For eksempel; dersom en ansatt blir syk 1. mars, er det inntekten som er rapportert for desember, januar og februar delt på 3 som gir deg grunnlaget.
Hvilke lønnsytelser skal tas med når du skal beregne sykepengegrunnlag?
En tommelfinger-regel er at inntekten du mister når du er syk, skal erstattes gjennom sykepengene. Det betyr at lønn og andre godtgjørelser som er resultat av arbeidsinnsats skal tas med i grunnlaget.
Lønn og godtgjørelser deles inn i følgende tre hovedgrupper:
- Kontante lønnsytelser
- Naturalytelser
- Utgiftsgodtgjørelser
1. Kontante lønnsytelser
Med kontante lønnsytelser menes:
- Fastlønn
- Timelønn
- Provisjon
- Bonus
Alle disse ytelsene er lønn for arbeidsinnsats og skal derfor tas med i grunnlaget.
Når det gjelder bonus skal denne ytelsen regnes med i grunnlaget når det er en:
- arbeidsprestasjonsbasert bonus
- og når du mister muligheten til å opptjene bonus i sykefraværsperioden
Overtidsgodtgjørelse er derimot unntatt og skal ikke regnes med i sykepengegrunnlaget.
2. Naturalytelser
Med naturalytelser menes for eksempel:
- Fri telefon og bredbånd
- Forsikringsordninger
- Firmabil
Dette ordninger man normalt sett opprettholder selv om man er syk og verdien av disse ytelsene skal derfor ikke regnes med i sykepengegrunnlaget.
Unntak gjelder hvis man eksempelvis må levere fra seg firmabilen når man er syk – da vil den ansatte miste ytelsen og verdien skal derfor medregnes i sykepengegrunnlaget.
3. Utgiftsgodtgjørelse
Når det gjelder utgiftsgodtgjørelser er dette ytelser som skal dekke utgifter du har i forbindelse med jobb. Når du er syk, vil jobb-utgifter normalt forsvinne og du vil derfor ikke ha behov for utgiftsgodtgjørelser i sykefraværsperioden.
Hovedregelen er derfor at utgiftsgodtgjørelser ikke tas med i grunnlaget
Unntak gjelder derimot for overskudd av utgiftsgodtgjørelser – som for eksempel ved diett- eller bilgodtgjørelse over trekkfri sats. Denne delen av godtgjørelsen skal være med i grunnlaget.
Oppsummert: Hvordan beregne sykepengegrunnlag?
- Sykepengegrunnlaget skal beregnes på historisk inntekt og ikke inntekt du skulle hatt dersom du ikke var syk.
- Rapportert inntekt siste 3 måneder er utgangspunktet for sykepengegrunnlaget
- Lønn og ytelser for arbeidet tid skal være med i grunnlaget når du beregner sykepengene
- Ytelser som du beholder mens du er syk, for eksempel fri telefon skal ikke medregnes i sykepengegrunnlaget
Har du spørsmål om hvordan du skal beregne sykepengegrunnlag for dine ansatte, så ta kontakt med oss her.
