Tegnene på at du bør bytte ERP-system

1. Du jobber for manuelt 

Det å bytte ERP– system er ikke noe som gjøres ofte. Oppgaver knyttet til regnskap og lønn har historisk hatt et rykte på seg for å være tidkrevende, manuelle og også komplekse. De siste årene har mye endret seg i bransjen, både i måten man jobber på og i forhold til forenklinger i regelverket.  

Faget er mer kompleks og kravene er heftigere. Dette løser du ikke ved å bruke mer tid eller ansette flere folk. I dag vil bruk av teknologi og smarte løsninger hjelpe deg til å kunne møte kravene som stilles til deg. Dette bør du utnytte gjennom ERP-systemet du bruker. Hvordan opplevet du at ditt ERP-system bidrar til å spille deg og ditt team enda bedre? Hva er tegnene på at du bør bytte ERP-system? 

For å være litt mer konkret, så er det en del oppgaver du ikke bør bruke mye tid på i dag når det kommer til regnskap. Her er noen eksempler. 

  • Bilagsmottak 
  • Bokføring 
  • Godkjenningsflyten 
  • Fakturering 
  • Bankavstemming 
  • Reise- og utleggsføring 
  • Rapportering 

Dette er områder og oppgaver der moderne ERP-systemer har stor grad av automatikk og bidrar derfor til å øke effektiviteten.  

Har du en bankintegrasjon for eksempel, kan du gjøre hele betalingsprosessen rett fra systemet. Betalingene remitteres, bokføres og avstemmes automatisk, og alt er oppdatert. 

Om du tilpasser rapportene fra ERP-systemet ditt vil du enkelt sikre at du får oversikt og innsikt i forretningen din – helst på en visuell måte og i alle flater. Vi vet imidlertid at rapportering kan være sammensatt og gjerne skal omfatte flere områder av forretningen for å et best mulig bilde. Dette kommer vi tilbake til under punkt nummer 3, så stay tuned. 

En siste nevneverdig bivirkning av for mye manuelt arbeid, er risikoen for feil og mangler. Mennesker gjøre feil (programvare er feilfrie i den grad de ikke er programert feil), men spesielt utsatt er repetitivt arbeid med mye data. 

Moderne ERP-systemer automatiserer enkeltoppgaver, ved å standardisere en stor del av selve arbeidsflyten i økonomifunksjonen. Dette er velutprøvd, best practice, som bedriften din bør tilpasse til egne arbeidsrutinene og ikke motsatt. 

Les mer her om oppgaver som bør automatiseres i regnskapet 

2. Det er vanskelig å samarbeide 

En økonomiavdeling må arbeide i team og en økonomileder sitter sjelden helt alene med regnskapstallene. Det er behov for tett samarbeid, enten det er med kollegaer eller med leverandører.  

Et ERP-system bør gi deg muligheten til å samarbeide rett i systemet, slik at kommunikasjon og deling av oppgaver blir enkel og effektiv. Dette er en stor fordel både med tanke på sårbarhet ved sykdom eller permisjoner, samt med tanke på effektivitet og deling av kunnskap. Det kan handle om effektive arbeidsflyter, fordeling av oppgaver og deling av notater.   

3. Du har for dårlig datagrunnlag   

Tilbake til dette med rapportering og datagrunnlag. “Data er den nye oljen”, var det noen sa en gang. I dag har bedrifter faktisk muligheten til å samle inn veldig mye data på tvers av hele virksomheten. Det kan handle om alt fra salgstall og kundedata til timeføring og lønnstimer. 

For at bedrifter skal ha presis oppfølging av økonomiske nøkkeltall, og kunne analysere hvilke forretningsområder som skal videreutvikles eller nedprioriteres, må ERP-systemet tilrettelegge for dette.  

Høres ut som en stor oppgave, men egentlig så handler det i grunn om to ting. Det ene er at systemet må ha god funksjonalitet for å lage egne ferdige rapporter basert på roller og ønskede KPI’er.  

Det andre går på ERP-systemets evne til å integreres mot andre systemer bedriften bruker og kunne tilgjengeliggjøre egne data. Kan du for eksempel koble på ditt CRM–system, kasseløsning eller en PowerBI-løsning?  

Ustrukturert data er vanskelig å få mening ut av, men ved å organisere og visualisere data slik du selv ønsker kan du få oversikt over det som betyr noe for deg. Et bytte av ERP-system bør realisere dette.

Med et ERP-systemet som har åpne API’er har du muligheten til å samle både operasjonell og finansiell data – for en helt unik forretningsinnsikt. Resultatet legger til rette for en smartere planlegging og smartere beslutninger. 

Les mer her om integrasjoner 

4. Systemet begrenser selskapets vekst 

Vi har allerede poengtert at ERP-systemet ditt bør ha god støtte for effektivitet, samarbeid og innsikt. En hyggelig bivirkning av dette kan være suksess i form av vekst og utvikling for selskapet ditt.  

Er tiden kommet for å satse på nye forretningsområder, skalere opp antall brukere eller til og med satse internasjonalt? ERP-systemet ditt skal være noe som muliggjør dette, ikke en som bremser. Derfor er fleksibilitet og skalerbarhet viktige egenskaper, dersom ditt selskap har ambisjoner utover status quo. 

5. Utviklingen står stille 

Selv om selskapet du jobber i har store ambisjoner og ønsker utvikling, er det også fordelaktig for deg om din ERP-leverandør også deler samme entusiasme for fremtiden.  

Det finnes leverandører i dag som investerer mye tid og penger i ny funksjonalitet, moduler, kurs og ny teknologi. Det er disse du vil samarbeide med.  

Som ERP-guru Bo Hjort presiserer i artikkelen fra Dataforeningen, er ERP- systemet ditt en plattform og et økosystem – som stadig må kunne tilpasse seg nye teknologier og utviklingen.

Dersom du opplever å ikke få noe indikasjon på at ditt systemet er i utvikling, kan det hende at det også har fått en utløpsdato. Da er tiden inne for å vurdere å bytte erp-system. Det er verdt å gjøre litt research på for eksempel leverandørens roadmap og kommende funksjonalitet. Det er veldig kjedelig og kan fort blir å måtte bytte et system på bakgrunn av manglende evne til å holde tritt med utviklingen. Det koster ingenting å sondere terrenget for et mulig bytte av ERP-system.

Og du – dersom du ikke tenker skybasert, så er det på tide å våkne opp. 

Les mer her om kjennetegnene på en fremtidsrettet regnskapsleverandør 

bytte erp system

Vil du lese flere artikler som denne?
Meld deg på vårt månedlig nyhetsbrev!

Har du spørsmål? Kontakt oss her