I Norge er ikke styresekretær en rolle som er lovpålagt som i flere andre land, men en rolle som likevel er svært utbredt og verdsatt av styrer når det kommer til å holde orden og fremdrift i styrearbeidet.
En effektiv styresekretær skal bidra til å sikre kvalitet og gjøre hverdagen litt enklere for styret, slik at de kan bruke mest mulig av tiden sin på strategi rundt virksomhetens fremtid. I dette arbeidet så er det noen grep styresekretæren selv kan ta for å gjøre jobben enklere og mer effektivt for seg selv- i tillegg til for styret og daglig leder. Valg av en styreportal som digitaliserer styrearbeidet, er med å sikre at man får behandlet nødvendige saker i løpet av året og er et sentralt punkt for å oppnå suksess som effektiv styresekretær.
1. Forberedelser
For å kunne gjennomføre de fleste av oppgavene som styresekretær, så handler mye om forberedelser. Det høres ut som et ganske selvsagt råd, men dersom du er forberedt og kjenner detaljene i sakene godt, er det enklere å skrive gode referater og ikke minst være en medspiller i saksbehanlingen.
Gjennom et år er det mange styremøter og generalforsamling(er) som skal holdes. Det er saker som skal diskuteres, innkallinger, protokoller og regnskap som skal signeres og referater og dokumentasjon som skal håndteres. Med andre ord er det mange administrative oppgaver som en styresekretær normalt holder i.
Derfor vil det å alltid være godt forberedt påvirke hvor effektivt du gjør jobben som effektiv styresekretær:
- Sett deg godt inn i sakene som skal opp, for å både kunne være en bidragsyter i møtene og for å effektivt kunne skrive referater
- Ha god dialog med styreleder og daglig leder vedrørende saksgang og gjennomføring av prosesser i styret.
- Sørg for å ha et årshjul for styret med oversikt over dato, tid, sted og faste saker for alle styrets møter i løpet av et kalenderår.
- Sikre at styret behandler alle lovpålagte saker.
- Passe på at saker er tilfredsstillende forberedt
- Sikre at oppfølgingssaker fra tidligere møter behandles.
- Identifisere saker som krever kompetanse utover det som finnes i styret slik at nødvendig rådgivning kan innhentes
Les også: Hva kjennetegner et godt styre?
2. Styremøter
I organiseringen av styremøtene er styresekretæren essensiell, med alt fra innkalling til møter, agenda og dokumentasjon i etterkant. For å kunne bidra til kvalitet i styrearbeidet som effektiv styresekretær, må du kunne legge til rette for gode prosesser i styremøtene.
Vårt aller beste tips her er å ha en styreportal som sparer deg for administrativt arbeid og hjelper deg i alle stegene rundt styremøter.
Blant annet bør din styreportal kunne gi deg muligheten til å:
- Innkalle til møter direkte fra portalen med oppdatering til styremedlemmers foretrukne kalender
- Legge ved agenda og saker som skal tas opp
- Tilgjengeliggjøre informasjon og dokumentasjon før møte direkte i portalen, slik at tiden brukes på diskusjon ikke opplesning av fakta
- Mulighet for å for eksempel ha en chat-funksjon for det aktuelle møte slik at styret kan diskutere saker før møtet
- Avholde møtet digitalt
- Håndtere stemmegivning digitalt
- Kunne enkelt markere de sakene som ikke er ferdig behandlet
- Automatisk forslag til styreprotokoll basert på agenda med mulighet for tilpasning
- Sende ut den ferdige protokollen på høring og til elektronisk signering med pålogging direkte i portalen
I tillegg bør du også ha tilgang til ytterligere funksjoner som hjelper deg i hverdagen, som for eksempel:
- Tilgang til maler, agendaforslag og juridisk veiledning
- Oppsett for årshjul i felles portal for styret
- Ajourholde aksjeeierbok
- Sikker distribusjon av styredokumenter i tråd med personvernreglene (GDPR)
- Elektronisk signering av andre PDF-dokumenter
- Løsning for styreevaluering og evaluering av daglig leder
- Innkalling til generalforsamling
3. Mer enn bare styremøter – en profesjonell styreportal gir effektivisering og oversikt
Som styresekretær har du ansvaret for langt flere oppgaver enn kun gjennomføring av styremøter. Med en funksjonsrik styreportal vil du få god hjelp med det administrative arbeidet, og gode prosesser som reduserer risiko for feil.
Teknologien kan ikke gjøre hele jobben for deg, men du frigjører mye tid til alle de andre oppgavene som en styresekretær har og frigjør dessuten tid for styreleder og styremedlemmer. Som styresekretær er det også viktig å få spillerom til å arbeide med formalia som instrukser, mandater, planlegging av generalforsamling eller evaluering av styrearbeidet.
Vi er ofte med kunder i styremøter og hjelper styresekretæren med det administrative og rutiner knyttet til oppfølging. Dersom du tenker at du kan trenge litt hjelp, har vi i tillegg til vår styreportal også en tjeneste der vi tilbyr selskaper hjelp til styrearbeidet.
Vi kan dele på arbeidet eller ta hele jobben som styresekretær. Det er opp til deg, vi er fleksible!
Som kunde hos oss har du også tilgang til VIEW sin fulle kompetansebank som gir muligheter for styrerådgivning innen en rekke emner. Foruten økonomer som kan bistå i diskusjoner rundt resultat-, likvididitetsutvikling og drøfting av regnskapsmessige forhold kan vi for eksempel bistå i forberedelser til/due dilligence-prosesser, helsekontroll av bedriftens rutiner, evaluering av styre/daglig leder og en rekke andre emner.
Bare ta kontakt så avklarer vi raskt hva vi kan bidra med.
