Det er flere måter å gjennomføre digitale medarbeidersamtaler på, fra helt tradisjonelle samtaler på kontoret med referatskriving etterpå til helt digitale prosesser der alt skjer på skjermen.
Nå, mer enn noen gang er digitale HR-verktøy veldig aktuelt og ikke minst ønskelig – også i forbindelse med medarbeidersamtalen. Men hvordan gjennomføres egentlig en god medarbeidersamtale når man ikke sitter i samme rom? Vår leverandør av HR-løsninger, Simployer, gir oss noen gode tips på dette under.
En markedsundersøkelse de gjorde i september viste at 44 % ikke har hatt medarbeidersamtale under pandemien, men at 8 av 10 ønsker å ha en slik samtale i høst. Den klare majoriteten av disse vil gjerne møtes digitalt.
Det er klart at det er noen fordeler med å møtes fysisk. Ikke minst fjerner man risikoen for at videooverføringen hakker eller detter ut!
Nå er likevel situasjonen slik at mange må gjennomføre samtalen via video, og da er det godt å tenke på at det er noen fordeler også med en heldigital samtale der man møtes på video og bruker et støtteverktøy i forkant:
Begge parter forbereder seg og deler notater før medarbeidersamtalen
Med et digitalt samtaleverktøy kan begge parter fylle inn sine svar på spørsmål i forkant. Når begge har svart, varsles den som svarte først og begge får muligheten til å lese motpartens svar. Dette kan gi bra kvalitet på selve videosamtalen.
Effektiv referatskriving
Man kan skrive konklusjonene rett inn i et dialogverktøy underveis samtalen. Å skrive referat underveis i samtalen kan virke veldig unaturlig når man møtes fysisk i et rom og må se vekk fra den man prater med. I en setting hvor man uansett stirrer på skjermen, kan det å jobbe sammen om et referat på delt skjerm føles mer naturlig.
Papirer på avveie i hjemmet
På hjemmekontoret er det en fare for at papirer kommer i uvedkommendes hender. Ut fra et GDPR-perspektiv er det derfor tryggest å jobbe papirløst med et digitalt verktøy som støtte til videosamtalen.
Sosial kontroll
Det er ikke alle samtaler man ønsker å ha så mye oppmerksomhet rundt at man har. Ved at vanskelige samtaler tas på video, unngås det at de blir lagt merke til av kolleger som ser at sjefen og medarbeideren forsvinner inn på et rom.
Generelle fordeler med digitale medarbeidersamtaler
Digitale HR-verktøy kan brukes også når møtet er fysisk, og kan da bidra til at slike “hybridmøter” blir bedre enn tradisjonelle, helanaloge medarbeidersamtaler og rene videomøter uten digitalt støtteverktøy. Her er noen av de generelle fordelene:
• Minimér tiden som brukes på leting etter historikk. Med et rollestyrt arkiv med historiske referater har leder og medarbeider tilgang på de dokumenter som følger av vedkommendes rolle og hvilken policy HR-avdelingen har for at ledere skal ha tilgang til historikk fra før sin tid.
• Du får automatiske påminnelser om forberedelser som skal gjøres og varsel om signering i etterkant. Tidspunktet for utsending av varsler henger sammen med hvilket tidspunkt selve samtalen er satt opp på.
• Ved å ha skriftlighet i noe av dialogen mellom medarbeider og leder sikres dokumentasjon og kunne man unngått mange av de 1 000 arbeidstvistene som ender i domstolene årlig. Der er det særlig grunnet manglende dokumentasjon at arbeidsgiver ender med å tape saker.
• Under samtalen kan du fokusere på samtalekvalitet fordi du vet at GDPR er ivaretatt.
Hyppigere samtaler
I dette innlegget henviser vi til medarbeidersamtaler. Merk at vi ikke nødvendigvis snakker om den ene, årlige samtalen. En veldig tydelig trend vi ser er hyppigere samtaler med mer dynamisk og medarbeidertilpasset innhold. Digitale HR-verktøy for dialog kan brukes både til årlige samtaler, men også til hyppigere samtaler.
Tips til HR
Slik kan HR bidra til å øke kvaliteten på medarbeidersamtaler i en spesiell tid:
• Definér formålet med slike samtaler på toppnivå
• Forankre ut i organisasjonen hvorfor dere gjøre ting slik dere gjør det
• Skap enhetlig struktur på samtalene i virksomhetene på tvers av avdelinger
• Gjennomarbeidet og enhetlig samtalemal
• Digitale verktøy som gjør at lederne opplever støtte i jobben med samtalene
Skrevet av Roar Hildebrandt er leder for kundeutvikling og Anne Mari Agnalt Hjelbak er storkundeansvarlig i Simployer.