Hvordan skape en effektiv ledergruppe?

En ledergruppe har en veldig viktig funksjon i en bedrift dersom de lykkes med arbeidet sitt. Oppgavene til en ledergruppe varier og baserer seg på det enkelte selskapets strategi og utfordringer, derfor finnes det ingen konkret fasit på oppdraget.

Men, en effektiv ledergruppe er en ledergruppe som oppnår resultater som er i tråd med målene de har satt seg, og spiller hverandre bedre som ledere. Og det finnes noen forutsetningene som bør ligger til grunn for å skape grunnlaget for denne verdiskapningen.

1. Hvorfor ha en ledergruppe?

First thing first. La oss bruke noen sekunder på å diskutere hvorfor bedriften i det hele tatt bør ha en ledergruppe.

En ledergruppe skiller seg fra et styre ved at de ikke har formelle krav og ansvar ovenfor myndighetene. Mens styret blant annet har ansvaret for å sikre en forsvarlig organisering av bedriften, er ledergruppen til for å bidra til at selskapets strategi blir tatt ut i virksomheten på best mulig måte. Ledergruppen er på en måte selskapets administrasjon, og skal bidra til å sette mål og koordinere gjennomføringen.

En viktig forutsetning for å lykkes med en strategi er å få folk i organisasjonen med seg. Dette arbeidet gjøres neppe best i siloer. I et selskap er de fleste funksjonene og fagområdene avhengig av hverandre for å lykkes, og da er det en god ide å få synspunkter fra ulike avdelinger når avgjørelser skal tas. Som for eksempel fra HR, IT, Driftsansvarlig eller Jurdisk. Som ofte er sentrale medlemmer i en ledergruppe.

Hensikten til en ledergruppe er å holde hverandre informert og hjelpe hverandre, ta beslutninger på de riktige valgene for selskapet og diskutere problemstillinger og muligheter. På denne måten er ledergruppene en svært viktig arena for prioritering, koordinering og forankring i resten av organisasjonen. En effektiv ledergruppe vil også spille hverandre bedre for å kunne levere gode resultater hver for seg også – i tillegg til å levere resultater sammen totalt for selskapet.

Les også: Derfor bør HR inn i ledergruppen

2. Prioritereringer og forventninger 

En ledergruppe har ofte et mandat fra styre, og vil derfor naturlig nok ha en del prioriteringer som styret allerede har satt basert på selskapets overordnet strategi og mål.  

Det kan handle om helt konkrete oppgaver igjennom året, som for eksempel kunde- og medarbeiderundersøkelser til mer hårete mål om vekstambisjoner eller andre resultatoppnåelser. 

Det er ledergruppens ansvar å finne ut hvordan disse tingene skal løses i praksis, og må derfor ha en felles oppfatning om mål og hvordan de sammen kan skape en positiv utvikling. 

Det kan være flere ting som må arbeides med for å påvirke ulike mål skal nås. Det kan handle om å få en bedre koordinering på tvers i bedriften, fokus på en sterkere kultur-bygging eller en vridning mot nye forretningsområder. 

Det er ofte mange saker som diskuteres, og derfor er det ekstremt viktig at ledergruppen har en tydelig forventningsavklaring til hverandre. Hvem gjør hva og hvordan følger vi opp? Er spørsmål som bør ha et klart svar for alle etter et ledermøte. På denne måten stilles det også krav til at de lederne forplikter seg til skal gjennomføres. Lojalitet til avtaler sikrer gjennomføringskraft. 

Appros gjennomføring. Det å faktisk få ting gjort, er ofte den aller vanskeligste delen av jobben. Det å gjennomføre noe krever ofte mer enn selve avgjørelsen, spesielt når man skal ha med seg flere i organisasjonen til å bidra. Derfor tror vi at prioritering er et viktig stikkord for en effektiv ledergruppe.

Jan Otto hos oss har et tips til hvordan ledergrupper bør prioritere i en hektisk hverdag. 

Med mange gode initiativer og prosjekter kan det være utfordrende å vite hvor man skal starte. Det er desto viktigere med en tøff prioritering. Det er bedre å lykkes med to mål enn å komme halvveis med ti. Etter hvert blir man mer disiplinert og bedre på selve gjennomføringen og kan skru opp ambisjonsnivået.

jan otto innvær
Jan Otto Innvær, COO i VIEW og medlem av ledergruppen

3. Relasjoner

Gode relasjoner svært viktig for å lykkes med samarbeid. Og godt samarbeid er en forutsetning for å skape en effektiv ledergruppe. Dersom medlemmene er komfortable med de andre i gruppen og vil hverandre vel, skapes en bedre lagånd. Derfor bør ledergruppen legge til rette for å være en arena der alle medlemmene opplever trygghet og tillitt.

Det må være lov til å dele usikkerhet og være rom for åpenhet. Det at medlemmer kjenner de kan ta opp ting fra egne team som ikke fungerer eller kanskje også egne feilbedømmelser, vil bidra til at utfordringer kommer fortere på bordet og kan løses med hjelp fra de andre. Beslutningsgrunnlaget kan fort få en dårligere kvalitet, dersom medlemmene holder tilbake utfordringer eller pynter på virkeligheten for å unngå konfrontasjoner eller å tape ansikt.

For å oppnå gode relasjoner er det også en fordel å bli godt kjent med hverandre. Derfor kan det være en ide å for eksempel samles utenfor møterommet, i teambuilding aktivitet. Det kan bidra til å tilrettelegge for trygge omgivelser der alle kan være seg selv og møter forståelse, nysgjerrighet og åpenhet.

Tonje hos oss har noen gode råd for å skape gode relasjoner i ledergruppen.

Det er viktig å vise respekt for hverandre og hverandres fagkompetanse og fagområder. Ledergruppa skal være et sted der lederen kan få råd og bli tryggere i lederrollen. Derfor er det viktig å bry seg om hverandre og se verdien i å hjelpe hverandre både i individuelle og mot felles mål.

Arbeidstid og lønn i påsken
Tonje Magnussøn, HR-direktør i VIEW og medlem av ledergruppen

Til sist, vil vi også påpeke verdien i mangfold i en ledergruppe, både i forhold til kjønn, bakgrunn og kompetanse. At medlemmene har komplementære egenskaper og kompetanser, styrket gruppens beslutninger og legitimitet i organisasjonen. Hvert medlem bringer et unikt perspektiv inn i gruppen, og det bidrar til en mer fruktbar diskusjon og mer effektive beslutninger.

4. Møter og informasjonsdeling

Ledergruppens magi skjer når de møtes, enten det er fysisk eller digitalt. (Selv om vi kanskje tror at de fysiske møtene ofte er det mest engasjerende.) Men, det er helt klart mest fleksibelt å tilby begge deler for å skape en effektiv ledergruppe.

Hvor ofte en ledergruppe bør møtes har vi ikke fasiten på, men vi vil anta at de fleste ledergrupper møtes et par ganger i måneden. Dette kommer selvsagt også an på hvilke saker som brenner og status på disse.

En møte-agenda bør være tydelig. I tillegg til forhåndsdefinerte saker, bør også medlemmene kunne få muligheten til å bringe inn saker, beslutninger og problemstillinger som angår flere enheter, inn i ledergruppen, stedet for å måtte avgjøre dem helt selv. Som leder for egne team i selskapet, kan det være lønnsomt å få råd fra resten av gruppen i viktige valg.

Informasjonsdeling er en sentral del i å lykkes som en effektiv ledergruppe. Når det kommer til en effektiv organisering av møter, anbefaler vi å ha en dedikert kanal/verktøy for innkalling og informasjonsdeling. Her er det mange alternativer, som for eksempel Microsoft sin Teams, Google sin løsning eller Slack. Det er nyttig at alt fra agenda til beslutningsgrunnlag ligger lett tilgjengelig for alle medlemmer.

Stian hos oss har et tips for å gjøre selve møtene mest mulig effektive.

Det er lurt å gjøre unna mest mulig informasjonsinnhenting/-deling før ledermøtene. Alle bør stille forberedt ved å ha lest gjennom informasjonen som andre har delt, samt notere ned spørsmål eller avklaringer. Da kan møtene brukes på diskusjoner, fremfor deling av informasjon.

effektiv økonomiavdeling view
Stian Brandvold, Salg- og markedsdirektør i VIEW og medlem av ledergruppen

Stian har helt rett. Det går nok mye tid i mange ledermøter på å presentere informasjon som egentlig kunne vært lest og vurdert på forhånd.

Send derfor ut en tydelig agenda med informasjon på forhånd til hvert ledermøte. Da får alle muligheten til å stille mye mer forberedt og gjøre seg tanker rundt det som skal diskuteres. Dette er mye mer effektivt enn å ta avgjørelser i møtene basert på helt ny informasjon. I tillegg vil det frigjøre tid til gode, grundige diskusjoner, som vil øke kvaliteten på de beslutningene som tas.

Anbefalt: Hva kjennetegner et godt styre?

5. Evaluering av ledergruppen

Av og til kan det være nyttig å stoppe opp å reflektere over arbeid som er blitt gjort. Noen ting er enklere å måle suksess fra enn andre. Budsjetter og salg er enklere enn å måle hvor god man har vært på kultur-bygging for eksempel.

Det finnes flere selskaper og verktøy som ene og alene er til for å hjelpe ledergrupper og andre team med å evaluer sitt arbeid. Vi skal ikke diskutere de ulike, men heller påpeke verdien i å gjøre denne øvelsen av og til for å skape en effektiv ledergruppe.

I en ledergruppe bør nok evalueringen gjøres både i forhold til resultater og fremdrift i saker, og en evaluering av samarbeid og den enkeltest innsats i gruppen.

Hvilke utfordringer kunne vi med fordel håndtert annerledes? Burde vi ha hyppigere møter igjennom året? Har vi klart å gjennomføre det vi ønsket? Har vi den riktige kompetansen fremover?

Kanskje en evaluering et par ganger i året er nyttig for å ha fokus på kontinuerlig forbedring. Vi har ingen fasit på akkurat hvordan dette kan utføres, men en kombinasjon av åpne diskusjoner i ledergruppen og mulighet for input fra styret kan være en god start.

Gode relasjoner i gruppen vil i alle fall alltid være et premiss for en åpen og ærlig diskusjon rundt evaluering. Det er lettere å gi konstruktiv kritikk, dersom noen ber om det og rammene for samtalen ligger til grunn. Derfor kan det være nyttig å sette av tid til disse diskusjonene, for å ha en positiv utvikling og en kontinuerlig forbedring av samarbeidet i ledergruppen.

Hvordan skape en effektiv ledergruppe

Vil du lese flere artikler som denne?
Meld deg på vårt månedlig nyhetsbrev!

Har du spørsmål? Kontakt oss her