mail%20logo

Målgruppe: CFO, Økonomiavdelinger
Estimert lesetid: ca. 4 minutter   

Økonomiavdelinger: Verktøyene du trenger for å lykkes

Økonomiavdeling: Verktøyene du trenger for å lykkes

Økonomiavdelinger i dag sitter på et stort ansvar. Det er mange oppgaver og mange tidsfrister fra selskapet de er en del av og fra myndighetene. Derfor er det viktig å ta i bruk gode verktøy som faktisk kan gi dere superkrefter - både når det gjelder de dagligdagse rutinene og de mer komplekse problemstillingene.

Selv om økonomiavdelinger jobber på ulike måter og mot ulike mål, er det noen fellesnevnere. Nemlig et ønske om å være mest mulig effektiv i produksjonen og mest mulig presis i forhold til økonomistyringen. Med over 17 års erfaring med systemer og tjenester innen økonomi og IT, har vi har noen tips på veien for å lykkes med dette.



ikon cjeck Arbeidsprosesser – økt effektivitet 

En økonomiavdeling har mange rutineoppgaver - både daglige og månedlige. Bilag kommer inn, håndteres, betales, godkjennes og bokføres. Regnskapet skal kontrolleres og rapporteres ved månedslutt. I tillegg skal jo lønn utbetales. Og forresten, vi lurer på å gjøre noen investeringer: «Lager du et businesscase?» Bare for å nevne noen av dem. 
Veldig mange av disse oppgavene og rutinene kan automatiserer og dermed frigjøre mye tid i avdelingen. Ikke minst redusere feil og mangler ved manuell håndtering. 
Det er for eksempel kjedelig å sende bilag til godkjenning på en runddans i bedriften eller legge inn feil beløp på faktura til betaling. Det beste er fakturaer som kommer inn som EHF og ved hjelp av visse regler legges til godkjenning til riktig person. Dette er ikke kompliserte eksempler, men dersom du ønsker å effektivisere prosessene i avdelingen er det lurt å starte med de enkleste av dem. Når det er lagt opp automatiske prosesser for disse rutinene, kan fokuset flyttes til hva bør du fylle den tiden dere nå sparer med. 

Økonomiavdelinger i dag kan med verktøy som støtter automatiske prosesser ha en meget effektiv produksjon. For eksempel kan løsninger som Semine eller Propell redusere tidbruken på inngående bilag betydelig. 
De ansatte kan bruke mer av sin kompetanse andre steder, som for eksempel på budsjettering, lønnsomhetsanalyser, benchmarking og rapportering. For å nevne noen. Dette er oppgaver som krever tid og strategiske ferdigheter fra avdelingen. 

Anbefalt: 
6 tips til bedre likviditetsstyring
 
Greentech og view ldger bærekraftig smaarbied
ikon cjeck Fleksibilitet – tiden for hvor og når er forbi 

Satt litt på spissen selvfølgelig.
Nå under Covid har de fleste bedrifter ufrivillig merket hvordan det å ha løsninger og verktøy for å få jobben gjort andre steder enn kontoret - er avgjørende for å holde forretningen i gang. Fleksibilitet fører til effektivitet, tror vi. Dette gjelder i aller høyeste grad også for økonomiavdelingene. 

Derfor er et skybasert økonomisystem et klart valg i dag. Og i tillegg bør skyløsningen ha støtte for mye funksjonalitet på mobile flater. På denne måten er din avdeling ekstra fleksibel i å kunne utføre oppgaver på farta, i utlandet eller på hytta. Slik blir dere mer produktive og får en mer fleksibel arbeidshverdag. Det vil alle være tjent med. 

Fleksibilitet er også ofte en suksessfaktor når det kommer til god kommunikasjon. Derfor er det nyttig med muligheten for digitale møteplasser for teammøter og faglige diskusjoner.
Enten det heter Teams, Zoom, Google Hangout eller Facetime. Poenget er at en økonomiavdeling må ha en arena for å samhandle effektivt, der det er rom for input, feedback og god dialog i løpet arbeidshverdagen. Det virker kanskje selvsagt nå, men vi tror at selv etter pandemien vil disse møteplassene være svært viktige for suksessfullt arbeid i en avdeling.

Anbefalt: 
Hvorfor er teknologi så viktig i sammenheng med regnskapsleveranser?

 

ikon cjeck Styringssystem – datafangst  

Økonomistyring er en av økonomiavdelingens viktigste oppgaver på vegne av hele selskapet. Avdelingen sitter på mye verdifull informasjon som bør struktureres og rapporteres videre til ledergruppen, styret og eiere. Denne informasjonen kan legge grunnlaget for nye mål og videre planer for virksomheten.
I dette arbeidet med økonomistyring trenger økonomiavdelingen verktøy for god datafangst og gode rapporteringsmuligheter.
Selve arbeidet rundt det å samle og sammenfatte data manuelt er alt for tidkrevende så her bør det legges til rette for mest mulig automatikk.
Noen ERP- og økonomisystemer i dag har både god rapporteringsfunksjonalitet,i tillegg til muligheter for integrasjoner med andre kjernesystemer i bedriften. En god dataflyt kan betyr tilgang på unik styringsinformasjon- samlet fra et operasjonelt og finansielt perspektiv.

Det kan f.eks. være data fra bedriftens CRM – system om kundeavgang, ordreinngang eller timebruk internt. Eller det kan handle om daglige oppdaterte salgstall fra nettbutikker og kassasystemer.

Noen økonomisystemer gir deg også mulighet til å sammenstille denne informasjon på en visualisert og presentabel måte. Dataene må gi mening og være lesbart for mottakeren.

Et høyt volum av kompliserte data fra flere kilder kan være vanskelig å strukturere og oversette. Dersom din avdeling leter etter et enda bedre verktøy for dette, kan Power BI være løsningen. Power BI kan legges på toppen av dine data for å bygge skreddersydde rapporter og se sammenhenger. Det finnes også andre, mer spesialiserte løsninger som for eksempel Profitbase.

Uansett hvordan du velger å analysere data, er det viktig å definere hva som skal måles, hvorfor og hvordan. På denne måten får ledelsen god oversikt over hvordan forretningen går, kan se utvikling over tid og har evnen til å reagere dersom tallene går i en negativ retning.

Hvilke produkter, tjenester eller kunder er de mest lønnsomme? Hva bruker de ansatte mest tid på i dag som kunne vært brukt på noe annet? Dette er noen eksempler på spørsmål du ønsker å få svarene på dersom du skal lykkes med en god økonomistyring i selskapet.


Anbefalt: Integrasjoner – en motor for presisjon og produktivitet 
 

Nysgjerrig på hva vi gjør?

Kontakt oss for en prat

google-site-verification: google0ca091d981d548b8.html