8 ting du må tenke på når du skal implementere et økonomisystem

I prosessen med å bytte et økonomisystem er implementeringen en viktig fase. Vi har vært med på mange implementeringsprosjekter og erfarer at det ofte er mange av de samme utfordringene som går igjen. Les våre råd til hva du bør tenke på når du skal implementere et økonomisystem.

Vi tar utgangspunkt i at du velger en skybasert løsning for implementering, ettersom dette vil spare deg for mye tid og penger fordi du bare skal tilpasse et system fremfor å bygge et nytt. Dersom dette absolutt ikke vil fungere for din virksomhet og du er nødt til å velge et økonomisystem som ikke er skybasert, tror vi fortsatt punktene under vil kunne hjelpe deg.



1. Mål og motivasjon

Vi opplever stadig at det mangler en uttalt motivasjon for å bytte økonomisystem. Dette bør arbeides med og skrives ned slik at det kan refereres til og benyttes til å styre valgene som gjøres underveis i en implementering.

Vi sikter ikke nødvendigvis til en detaljert kravspesifikasjon, men til en overordnet målsetning. Kanskje begynner prosessen med å lete etter et nytt system fordi dagens løsning er for dyr, eller at noen lisenser snart løper ut. Dette er en god start, men ikke nok til å telle som en fullverdig målsetning å løsrive seg fra.

Det er mer fornuftig å skrive ned tanker om hva man ønsker skal bli bedre. For eksempel kan det være en målsetning å ha et økonomisystem som er tilgjengelig over alt, på hvilken som helst enhet. At man ønsker å kunne jobbe mer effektivt (mindre tidsbruk, mindre feil) med fakturabehandling. At man ønsker å bruke mindre tid på rapportering – eller å ha muligheten til å rapportere på produkter/prosjekter/avdelinger/koststeder for å kunne ta gode beslutninger.

"Jeg vil vite hvilke prosjekter eller produkter jeg tjener penger på" - er en bedre motivasjon, enn "neste år løper lisenser på den gamle boksen som er den økonomiske hjernen i selskapet vårt ut."
Underveis i en implementering vil du møte spørsmål med varierende detaljgrad, og da hjelper det å kunne se på målene/motivasjonen for at man bytter system.

Les også: Dette må du tenke på når du skal bytte økonomisystem
Råd: Definer hva du ønsker å oppnå, og del dette tidlig i implementeringen. På den måten sikrer vi at vi kommer frem dit du vil.
2. Oppstartstidspunkt

Vi opplever at det ofte er knyttet usikkerhet til et oppstartstidspunkt. Det mest naturlige er kanskje å sikte inn mot 1. januar. Dette gir selvfølgelig noen fordeler – som for eksempel at du kan avslutte et regnskapsår i et økonomisystem. Men dette er ikke en fasit og vi er mer enn komfortable med å legge oppstart til andre tider på året.

For eksempel kan vi gå tilbake til målene med bytte av økonomisystem og se på fordelene du utsetter ved å vente. Hvis du kan få alle fordelene tidligere, er det like greit å sikte mot dette. Det kan være en risiko for at ting ikke går akkurat som planlagt i implementeringen. Da er det godt å ha en trygghet i at toget ikke gikk 1. januar og at du må vente 1 år på neste mulighet.
Selv om du i utgangspunktet kan velge fritt hvilken dato du skal starte er det noen praktiske ting som bør tas med i vurderingen. Det er en fordel å legge oppstart til rett etter en periodeslutt. På den måten kan du avslutte forrige periode i gammelt økonomisystem, og starte ny periode i nytt system.
implementere et økonomisystem
Råd: Ikke la oppstartdato være avgjørende når du velger å bytte system. En god gjennomføring med fokus på måloppnåelse er viktigere enn hvilken dato løsningen skal benyttes fra.
3. Planlegging

Når vi nå kjenner målene våre for bytte av økonomisystem og vi har satt en oppstartdato for det nye systemet, begynner jobben med å etablere et prosjekt og lage en prosjektplan som legger til rette for en god og effektiv implementering.
 
Eierskap til prosjektet er veldig viktig, og planleggingen må gjøres sammen med leverandøren din. Hvis prosjektet er stort og/eller viktig bør det etableres en styringsgruppe som gir leveranseprosjektet et mandat – og sikrer tett oppfølging av dette.
 
Leverandøren du har valgt bør ha et godt utgangspunkt til implementeringsplan basert på beste praksis fra tidligere erfaringer. Et prosjekt er et samarbeid mellom deg og din leverandør. Sammen skal dere finne veien å gå sammen fra de definerte målene, til en ferdig løsning.
Resultatet av denne øvelsen er en prosjektplan med tydelige roller, oppgaver og tilhørende frister.
En god planlegging kan legge til rette for at gjennomføringen blir forutsigbar for alle involverte parter. En forhastet eller utydelig prosess skaper merarbeid i etterkant av implementeringen. 
 
Prosjektets suksess er avhengig av samarbeid, og det eneste scenarioet for en vellykket implementering er at begge parter er fornøyde med resultatet.

 
Råd: Nøkkelen til en trygg og effektiv implementering er godt samarbeid mot et felles mål.
4. Kartlegging: «Sånn har vi alltid gjort det» 

«Sånn har vi alltid gjort det» kan være en veldig dyr filosofi å ta med seg inn i en implementeringsprosess av et økonomisystem. Tidligst mulig bør man kartlegge behov og arbeidsrutiner. Dette gjelder alt fra timeføring, fakturering og godkjenning av leverandørfakturaer til hvordan ansettelsesprosesser skal håndteres. Det vi ofte ser er at denne øvelsen er en utmerket anledning til å rydde opp i gamle rutiner og få nye, mer effektive prosesser og rutiner.
 
Mest sannsynlig har leverandøren din også noen gode standarder dere kan bruke. Man bør sikte mot å tilpasse virksomhetens arbeidsprosesser til systemet, i stedet for å gjøre endringer og tilpasninger i standardiserte systemoppsett. Teknologien utvikler seg raskt og krever systemer som er oppdaterte til enhver tid. Hvis du tilpasser systemet ditt til dine prosesser får du en utfordring hver gang noe i systemet endres. Resultatet av dette er økte kostnader, og frustrerte brukere.
Standardiserte løsninger i systemer som følger den teknologiske- og faglige utviklingen sparer deg for mye tid og penger.
Tenk også på hvordan dataflyten henger sammen idag. Har du andre støttesystemer som det er fordelaktig at deler informasjon med økonomisystemet? Kanskje har det nye systemet funksjonalitet som gjør at du kan redusere antall systemer? Se på hvordan dine forretningssystemer kan kommunisere sammen for å bli mer effektive.
Råd: Vær åpen for å utføre prosesser på en ny måte, fremfor å betale dyrt for å tilpasse systemet. 
5. Skalerbarhet: Hvilke fremtidige hensyn må tas?

Skalerbarhet handler i all hovedsak om systemets evne til å vokse i takt med din organisasjon. Et nytt økonomisystem skal ikke bare løse dine utfordringer slik de er i dag. Det skal også løse utfordringer som potensielt møter deg i fremtiden.
 
Teknisk sett må økonomisystemet kunne håndtere veksten virksomheten din har planlagt. Fordelen du har ved å ha valgt et skybasert system er at du har en forutsigbarhet i konsekvensen av vekst i antall brukere eller annet omfang.
Tenk på hvordan organisasjonen din vil se ut i nærmeste fremtid og i de neste 3 årene. Hvilke hensyn bør tas nå, slik at du slipper å gjøre store inngrep om kort tid?
Hvis det kommer nye typer prosjekter til virksomheten din, eller om det planlegges oppkjøp bør dette komme frem under planleggingen av implementeringen. På den måten kan det hensyn tas tidlig, og leverandøren du har valgt har kanskje gode metoder for å sikre denne skalerbarheten.
Råd: Samarbeid med leverandøren din for å gjøre løsningen skalerbar. 
Les også: 5 kjennetegn på en fremtidsrettet regnskap- og økonomileverandør



6. Rapportering: En viktig kilde til beslutningsgrunnlag

Rapporter hva gjelder lovmessige krav må selvfølgelig settes opp i økonomisystemet.  Det finnes også som oftest ferdige standardrapporter for resultat og balanse, som kan tas i bruk med en gang.  Utover dette må selskapet tenke på hvilke andre rapporter det er viktig å få på plass? Er det f.eks. noen spesielle krav til rapportering til styret som bør prioriteres? Noen er avhengig av rapporter ned på prosjektnivå, mens andre har noen overordnede KPI-er å måle etter.

Det kan også være lurt å tenke på om rapporteringen kan forenkles. Hør med leverandøren din om de har innspill for å få automatisert rapporteringen. Det hender vi møter kunder som bruker mye manuell tid på å lage rapporter som ganske enkelt kan genereres automatisk i økonomisystemet.  
Ikke vær for detaljstyrt under implementeringen, men begynn med «must haves», og la «nice to have» ligge til man er blitt kjent med systemet gjennom faktisk bruk.
Råd: Sett opp de viktigste rapportene. Ikke gå for detaljert til verks under implementeringen, men bli kjent med systemet og sett opp rapporter etter behov.  
7. Forankring og involvering

Systemvalget, og hvordan løsningen settes opp må forankres internt.  Alle involverte bør vite hvorfor økonomisystemet byttes og fordelene knyttet til dette.  
Brukerne som påvirkes bør få være med å bestemme hvordan løsningen skal brukes. 
Eksempelvis bør ikke daglig leder alene bestemme hvilke felter som skal benyttes i timeføring for ansatte. I en virksomhet er det mange interessenter. En CFO, en prosjektleder og en ansatt har ulike preferanser og tilnærming til funksjoner i økonomisystemet.  Suksessen er avhengig av at alle de forskjellige behovene møtes på en god måte.
Råd: Sørg for at ansatte i ulike roller blir hørt, slik at det å ta i bruk systemet vil bli positivt for alle.   
 8. Vi går "live": Hva nå? 

Dette er ikke slutten på prosjektet, men en ny fase. Det er normalt å møte på utfordringer etter oppstart og derfor er det viktig å melde fra om utfordringer man møter på så fort som mulig. Ikke få panikk- dette er normalen, ikke avviket. Derfor kan det være fornuftig å styre forventingene deretter.
 
Tålmodighet: Virksomheten må ha tålmodighet med brukerne, ting kan gå tregere i starten og det kan komme spørsmål ingen er forberedt på. Brukerne bør også ha tålmodighet for at det tar litt tid før man er fullt operativ i det nye økonomisystemet. Måten man jobber på vil endres, og dette tar det tid å venne seg til.
Råd: Ta tak i problemstillinger som dukker opp fortløpende med leverandøren din, og skap forståelse for at brukere trenger tid for å komme i gang med et nytt system.
%C3%B8yvind%20rund
stian%20artikkel
 
Få en gratis demo av
 økonomisystemet Xledger
Artikkelen er skrevet av Øyvind Lian Skjælaaen og Stian Brandvold.
%c3%b8yvind rund stian artikkel


Artikkelen er skrevet av Øyvind Lian Skjælaaen og Stian Brandvold.

Les også: 5 kjennetegn på en fremtidsrettet regnskap- og økonomileverandør
Er du nysgjerrig på hvilke muligheter en fremtidsrettet økonomiløsning kan gi deg? Fyll inn e-posten din eller telefonnummer ditt, så tar vi kontakt for en uforpliktende prat!
Disse personopplysningene lagres internt hos oss for å kunne ta kontakt med deg og sende deg relevant informasjon knyttet til din henvendelse. For mer informasjon se vår personvernerklæring.

Få en gratis demo
av økononomisystemet 
Xledger