Dette bør du tenke på når du skal bytte økonomisystem

Det kan være mange drivere for at man ønsker eller trenger å bytte ut dagens økonomisystem. Dette er en spennende og viktig prosess som må gjøres grundig. Økonomisystemer byttes ikke ofte og kommer til å være et av de viktigste systemene i din virksomhet. Da er det nødvendig at man både har kontroll på dagens situasjon – men mest av alt et klart bilde av hva man ønsker å kunne oppnå i fremtiden. 
 
Les hva vi mener er viktig at du tenker igjennom når du skal bytte økonomisystem. Vi håper disse rådene vil hjelpe deg på veien mot en riktig beslutning.


 

1. Mål og motivasjon  


Vi opplever at det ofte mangler en gjennomtenkt motivasjon for å bytte økonomisystem. Dette bør arbeides med, slik at det kan refereres til og benyttes til å styre beslutningen.  
 
Tenk på hvilke fremtidige målsetninger selskapet har satt seg og hvordan et nytt økonomisystem kan være en del av selskapets strategi. Et velfungerende økonomisystem er kjernen for god og effektiv forretningsdrift, derfor handler det om mye mer enn bare kostnader og lisenser.
Et fremtidsrettet økonomisystem har egenskaper og funksjonalitet som kan gi deg et konkurransefortrinn, om du velger rett system for ditt selskap.    
For eksempel kan dette være oppdaterte og alltid tilgjengelige regnskapstall eller reduksjon av manuelle arbeidsprosesser i selskapet. Kanskje har selskapet "vokst ut av" dagens system eller har behov for konsolidering av regnskapstall i konsernforhold eller på tvers av landegrenser.
 
Bruk tid på å analysere behovet. Det er kanskje et banalt råd, men her kan forhastede beslutninger gjøre at mange bommer. Ved å gjøre en grundigere jobb i den tidlige fasen øker sjansen for at du velger de beste løsningene.
 
Det er din jobb å definere og presentere hvilke målsetninger dere har. Det er leverandørens jobb å forklare på hvilken måte de kan hjelpe med dette. Derfor anbefaler vi at du holder deg til målsetningen i første runde og inviterer til en dialog med potensielle leverandører. Dette bør du gjøre før du går videre med å lage en kravspesifikasjon. Unntaket her er om du hører til en offentlig virksomhet som er omfattet av anskaffelsesreglene. Da kan det være uheldig å involvere mulige leverandører uten at det er startet en formell prosess.
 
Lag en spesifikasjon med vesentlige krav til funksjoner som du kan presentere for leverandører, slik at dere kan diskutere løsning basert på det som er relevant for dere. En kravspesifikasjon bør derimot ikke være begrensende. Det kan være lønnsomt å være åpen for å høre hvilke tanker og standardoppsett leverandøren din har, som kan komme deg til gode. 
 
Bo Hjort Christensen, som siden 1987 har fordypet seg i faget forretningssystemer, sier det godt når han understreker: 
Du kjøper en fremtid, -en strategi, mer enn en fortid, -en historie.  
Kort sagt: Framtidsutsiktene teller mer enn de gamle seire!  
 
2. Forankring og involvering 

Å bytte et økonomisystem er en prosess som vil kreve noe fra flere deler av organisasjonen, både ledelse og ansatte. Derfor er forankring og involvering viktige faktorer for prosjektets suksess.
 
Ledelsen 
Målene selskapet vil oppnå ved å bytte økonomisystem må være forankret i ledelsen. Ledelsen bør være klar over og forstå hvilke utfordringer som finnes i dag og hvilke gevinster et nytt system vil gi. Det tar tid å få en organisasjon operativ i nytt system, derfor må ledelsen være gode ambassadører og motivatorer i en slik endringsprosess.  
 
Ta høyde for å sette av tilstrekkelig tid og ressurser, slik at dere sikrer at systembyttet blir gjennomført på en god måte. Det er som oftest mer jobb i etterkant enn før implementeringen. Derfor vil det være hensiktsmessig at ledelsen har tid og forståelse for at organisasjonen trenger en tilvenningsperiode før selskapet kan hente ut verdien av et systembytte. Ønsker du å oppnå andre resultater enn tidligere, må også ting gjøres annerledes. Endringer skal gjøre litt vondt, for det er beviset på at endringene faktisk skjer.
 
Prosjektet bør eies av noen som har kompetansen og tiden til å vurdere funksjonaliteten opp mot målene selskapet har satt seg. En prosjektleder bør kjenne virksomheten godt, og gjerne ha bakgrunn fra ulike avdelinger.
Det kan være en fordel at en prosjektleder har evne til å tenke nytt og se muligheter, fremfor å tenke at "sånn har vi alltid gjort det".
Når man bytter et økonomisystem har man en gylden mulighet til å utvikle og forbedre sine arbeids- og forretningsprosesser – benytt sjansen til å bli enda bedre.  
 
Ansatte  
Å bytte økonomisystem betyr en stor endring i arbeidshverdagen til de ansatte som jobber med regnskap og økonomi.  Har du en økonomiavdeling internt skal de lære seg et nytt system, nye rutiner og nye måter å løse oppgaver på. Derfor er det viktig at de ansatte er klar over hvilke fordeler et nytt system vil gi, slik at de er motivert til å ta fatt på oppgaven. Prioriter tid sammen med ansatte og viktige brukere og lytt til deres bekymringer og ideer. En reell involvering og medvirkning fra de viktigste brukerne av systemet vil øke sannsynligheten for en vellykket implementering.
 
Bytter du i tillegg fra et tradisjonelt økonomisystem til en skybasert løsning, møter de ansatte et brukergrensesnitt som er annerledes enn det de er vant til. Dette kan skape frustrasjon før de ansatte etterhvert opplever en bedre hverdag. Da er det lurt å kunne se mot felles mål og at de ansatte møter tålmodighet på veien dit.  
 
I en vurderingsfase av et nytt system kan det også være nyttig å involvere flere enn bare ledelsen. I en virksomhet er det mange interessenter som kan påvirkes av et bytte og disse kan ha innspill og ønsker som bør lyttes til. Suksessen er avhengig av at alle de forskjellige behovene møtes på en god måte, slik at det å ta i bruk systemet vil bli positivt for alle.    

Les også: 8 ting du må tenke på når du skal implementere et økonomisystem
3. Arbeidsprosesser 

En arbeidsprosess beskriver hvordan en oppgave utføres. Ineffektive arbeidsprosesser i en virksomhet kan være et stort hinder for lønnsomhet. Selskapet bør kartlegge sine arbeidsprosesser og rutiner før de går i gang med å bytte økonomisystem. Det er viktig å ha oversikten over hvordan ting er i dag, slik at man kan identifisere flaskehalser og tungvinte prosesser. Fordi prosesseffektivitet er et viktig ledd i en lønnsom forretningsdrift, bør du aktivt finne og utnytte de effektiviseringsmulighetene som finnes i dagens økonomiløsninger.  
 

Bransjeløsning 
Ulike bransjer står overfor ulike utfordringer. Det kan handle om bransjespesifikke rapporteringskrav fra myndighetene, omfattende lager- og logistikkløsninger eller en kompleks mva-struktur. Eller det kan være behovet for en konsernstruktur og valutahåndtering. Å velge et system som har tilrettelagte funksjoner for din bransje, kan sikre at selskapets prosessbehov blir ivaretatt på en best mulig måte.  
 
Standardiserte arbeidsprosesser 
I tillegg til bransjespesifikke krav og prosesser, bør økonomisystemet du velger ha gode standardiserte prosesser for regnskap og lønn. Du bør sikte mot å tilpasse selskapets arbeidsprosesser til systemet som velges, i stedet for å tvinge løsningen til å kopiere eksisterende prosesser. Erfaring viser at en for kundetilpasset løsning skaper utfordringer hver gang systemet endres, og resulterer ofte i økte kostnader og frustrerte brukere. Et standardisert systemoppsett vil forenkle videre utvikling og tilpasning til fremtidige behov for løsninger.
Mange av arbeidsprosessene i et økonomisystem bør være strukturert i automatisk arbeidsflyt, slik at mest mulig manuelt arbeid bortfaller.
Dette kan være automatisk godkjenning av bilag eller integrert betalingsforbindelse til banken. Det kan også handle om å forenkle og minimerer tiden selskapet bruker på å produsere rapporter og andre dokumenter.
 
En effektiv prosessflyt vil redusere kostnader og øke produktiviteten i selskapet. I tillegg blir kvaliteten på arbeidet bedre og mer kontinuerlig, fordi risikoen for feil og forsinkelser minimeres. Derfor er det viktig at den økonomiløsningen som velges, er fremtidsrettet og bidrar til å utvikle og forbedre økonomi- og lønnsprosessene i selskapet.  

 
Robotic Process Automation 
I dag er også RPA (Robotic Process Automation) i sterk vekst. Enkelt forklart, er dette en måte å automatisere en manuell prosess på, ved å la programvare utføre oppgaven slik den utføres av mennesker i dag. Hvis en manuell oppgave med høyt volum ikke kan automatiseres, så kan den antagelig robotiseres. Repeterende og regelbaserte oppgaver kan erstattes av roboter, som klikk for klikk, gjennomfører prosessen for deg. For eksempel kan dette være en effektiv løsning for selskaper som har flere lite fleksible støttesystemer, slik at det gjøres mye manuelt arbeid på tvers av disse. Dette vil kunne erstatte tunge og vanskelige integrasjoner.
 
Hør med leverandørene du møter om hvilke innspill de har til å forenkle og forbedre dine arbeidsprosesser og hvilke tanker de har om fremtidig funksjonalitet i systemet. Du kan hente ut store effektiviseringsgevinster og økt konkurransekraft i markedet, ved å velge et fremtidsrettet økonomisystemsystem. 

 
4. Fagsystemer og dataflyt

I en virksomhet kan det være behov for fagsystemer. Det kan være et CRM-system, et ordresystem, en nettbutikk eller kassasystemer. I en anskaffelsesfase, er det lurt å ha en god oversikt over hvilke fagsystemer som bør dele informasjon med økonomisystemet. Kartlegg hvordan dataflyten er satt opp i dag og tenk igjennom hvordan dere ser for dere en fremtidig løsning.
 
I mange tilfeller er det behov for at fagsystemene i virksomheten snakker sammen. Da kan en integrasjon være løsningen, for å redusere manuelt arbeid og åpne for et rikere innhold. Velger du et system som kan kommunisere ved hjelp av åpne API-er, legger du til rette for en enklere og bedre dataflyt mellom systemer.  
  
På den annen side kan det i noen tilfeller hende at du har mulighet til å redusere antall fag- og støttesystemer, fordi det nye økonomisystemet vil ha en bredere funksjonalitet. Dersom du ikke tenker nøye igjennom integrasjonsløsningene, kan disse i seg selv bli en belastning. Derfor kan det være lurt å sikte mot å få så slanke integrasjoner som mulig.
5. Kostnader 

Vi opplever at reduksjon i kostnader ofte er en viktig motivasjon for å bytte økonomisystem -  men det bør ikke være den eneste. Å ha tilgang til et fremtidsrettet og fleksibelt økonomisystem, kan gi selskapet et konkurransefortrinn fremfor fokus på en rimeligere tjeneste. 

Kvalitet 
Tenk på målene virksomheten har satt seg for de neste årene. Hvordan kan økonomisystemet hjelpe deg på veien mot å nå disse? I tillegg til at effektive og automatiske arbeidsprosesser vil redusere kostnader på sikt, kan også et skybasert økonomisystem fungere som et verdifullt styringsverktøy for dine beslutninger. Kvaliteten på de regnskapstallene du får presentert, kan gjøre deg i stand til enkelt å finne ut av hva du tjener penger på eller hvordan varelageret ser ut akkurat nå. Hvis du ønsker et økonomisystem som er mer enn bare et verktøy for å håndtere regnskapet, bør du se på helheten og vurdere om kostnadene gjenspeiler verdien du får igjen. 

Skyløsning 
Det er flere kostnader som reduseres med en gang du bestemmer deg for en skyløsning fremfor en lokal installasjon. Det vil være enklere å komme i gang fordi alt du trenger er en internettforbindelse. Du slipper kostnader knyttet til maskinvare, drift og IT- personell. Med andre ord, en skyløsning er definitivt noe du bør etterstrebe.  
 
Uansett hvilken løsning som velges, må ikke tid til opplæring og tid til å bli operativ i et nytt system undervurderes. Dette er viktig å være forberedt på å investere i humankapital. Har du forankret bytte av løsning godt og involvert de ansatte, har du et godt utgangspunkt for prosjektets suksess.   


Skalerbart 
Et nytt økonomisystem skal ikke bare løse dine utfordringer slik de er i dag, men også fremtidige behov. Derfor bør du velge et system som er skalerbart, det vil si at systemet evner å tilrettelegge for økonomisk vekst. Dette betyr at systemet kan vokse i takt med selskapet, enten det gjelder vekst i antall brukere eller kunder. Fordelene ved å velge et skybasert system er at du nettopp har denne muligheten.  
               
Det kan fort bli dyrt hvis selskapet vokser ut av løsningen, enten funksjonelt eller kapasitetsmessig. Har du ambisjoner om å skalere forretningsmodellen, skal ikke økonomisystemet sette en stopper for dette. 
6. Oppstarttidspunkt

Det å sikte inn mot 1. januar, kan gi noen fordeler – som for eksempel at du kan avslutte et regnskapsår i et system. Men går vi tilbake til målene, ser du alle fordelene du utsetter ved å vente. Hvis du kan få alle fordelene tidligere, er det like greit å sikte mot dette. Ikke la oppstartdato være avgjørende når du velger å bytte økonomisystem. En god gjennomføring med fokus på måloppnåelse er viktigere enn hvilken dato løsningen skal benyttes fra.  

Det kan være nyttig å legge oppstart til rett etter en periodeslutt, slik at du kan avslutte forrige periode i gammelt økonomisystem, og starte ny periode i nytt system. Dette gjør prosessen litt enklere og du slipper eventuelt dobbeltarbeid.  
 
Det kan også være en risiko for at ting ikke går akkurat som planlagt i implementeringen. Da er det godt å ha en trygghet i at toget ikke gikk 1. januar og at du må vente 1 år på neste mulighet. 
7. Leverandør 
 

Når du velger et økonomisystem, velger du også en leverandør. Bruk litt tid på å bli kjent med leverandøren bak systemet. Hvilke visjoner, verdier og tanker har de for fremtiden? Har leverandøren kompetanse utover systemet? Du er avhengig av at leverandøren din følger med i timen og holder tritt med utviklingen, slik at selskapet ditt får et økonomisystem som er konkurransedyktig også i fremtiden.  

Les også: 5 kjennetegn ved en fremtidsrettet regnskap- og økonomileverandør​


Systemkompetanse 
Velg en leverandør som har kompetanse i alle fasene av prosessen. Fra en planleggingsfase til en implementeringsfase og i etterlevelsen med opplæring og support. Det at leverandøren er erfaren og kan ta prosjektledelsen, gjør at du kan være trygg på at du vil få en riktig konvertering fra gammelt til nytt system. Det kan gi en trygghet i å be om kundereferanser, slik at du kan få innblikk i hvordan leverandøren har håndtert disse prosessene tidligere.  
 
Velger du i tillegg en leverandør av et økonomisystem som har bred kompetanse innenfor teknologi og integrasjonsløsninger, kan veien være kort for en enda bedre informasjonsflyt i selskapet. Du kan få råd og innspill av systemkonsulenter som har erfaring og tanker om hvordan du kan effektiviserer dine forretningsprosesser. 

 
Økonomikompetanse 
Det kan være nyttig å ta stilling til om du har behov for en leverandør som har mulighet til å avlaste deg med kompetanse innenfor regnskap og økonomi. Selv om du ikke kjenner på det behovet i dag, kan det for eksempel ved sykdom eller ferieavvikling være nyttig å ha noen å kunne lene seg på. Mange tilbydere av økonomisystemer, sitter ikke på denne kompetansen.
 
Det er en viktig trygghet å ha tilgang på spisskompetanse hos en partner som kjenner systemet og i tillegg kan være en økonomisk sparringspartner når det trengs. De fleste moderne økonomisystemer i dag er åpne for arbeidsdeling, slik at dere enkelt kan samarbeide i systemet, uten at det vil by på utfordringer knyttet til kapasitet eller dobbeltarbeid.
Bedriftsledere må sørge for å velge effektive løsninger som gir et konkurransefortrinn og kan ruste deg og din virksomhet for fremtiden.
8 ting du må tenke på når du skal implementere et økonomisystem
I prosessen med å bytte et økonomisystem er implementeringen en viktig fase. Her er 8 ting du må tenke på når du skal implementere et økonomisystem>>

OM VIEW LEDGER

Vi tilbyr skybaserte
økonomisystemer,
regnskaps- og lønnstjenster
og økonomisk rådgivning. 


KONTAKT OSS

Alt handler om fornøyde kunder

Vår drivkraft er kunder som forventer at vi er i forkant
"For å være i tet i vår bransje på verdensmarkedet må vi ha stålkontroll på kostnader og lønnsomhet knyttet til ordrene våre"
"Vi har fått oversikt og innsikt på tvers av alle selskapene og samlet for konsernet. I tillegg har vi fått på plass en god dataflyt mellom fagsystemene våre."
"Vi må se fremover, ikke bakover. Fordi VIEW Ledger håndterer våre økonomiprosesser effektivt, kan vi være trygge på at de tallene vi ser er oppdaterte og riktige"

Våre samarbeidspartnere

Vi spiller hverandre enda bedre
Vi er Xledger sin største partner og sertifisert som Platinum Partner.
Vi er Tripletex sin største partner og kjenner systemet godt.
Vi leverer Sticos Personal- et komplett HR, HMS og personalsystem.

Menneskene utgjør den store forskjellen

Møt menneskene som jobber hos oss. Din neste rådgiver?
Beathe Opheim
Økonomikonsulent
Renate Slinning
Avdelingsleder
Thomas Backer
Salgsansvarlig

Kurs og samlinger

Tips og triks sammen med faglig påfyll 
Forenklet arbeidshverdag i Xledger

Ålesund
onsdag 14. august

Les mer og meld deg på
Forenklet arbeidshverdag i Xledger

Bergen
torsdag 15. august

Les mer og meld deg på
Forenklet arbeidshverdag i Xledger

Oslo, Barcode
tirsdag 20. august

Les mer og meld deg på

Jobb hos oss

Vi hjelper kundene våres med deres økonomiske utfordringer
ERP-konsulent

Oslo

Les mer og søk her
Økonomikonsulent

Søgne

Les mer og søk her
Jørgen Austheim Person
Direktør for kvalitet og internkontroll

Kontakt oss

Hovedkontor

Telefon:
06731

E-post:
info@viewledger.com

Besøksadresse:
Dronning Eufemias gate 16, 12 etasje
0191 Oslo

Postadresse:
Postboks 6731 
0609 Oslo

Org. nr: 987 260 335
                             Følg oss på:
 

Vi er medlem av: Regnskap Norge, IKT Norge
Samarbeidspartner: Xledger AS, Tripletex AS

 
VIEW Ledger er en del av

VIEW er et registrert varemerke med registreringsnummer: 288457
Copyright © 2018 VIEW  Personvernerklæring
Denne siden bruker informasjonskapsler for funksjonalitet på siden og for anonym statistikk. Les mer om informasjonskapsler og personvern i vår personvernernærklæring.