Estimert lesetid: ca. 3 minutter 
Målgruppe: Virksomhets- og økonomiledere

Dette kjennetegner et fremtidsrettet forretningssystem

Et forretningssystem skal gjøre hverdagen din enklere og mer oversiktlig, ved å samle forretningsprosesser og effektivisere oppgaver i selskapet. Det finnes flere forretningssystemer på markedet i dag, med ulike egenskaper og ulik funksjonalitet. Du går glipp av mange fordeler dersom du har et udatert system som ikke er bygget for fremtiden. Vi har samlet de viktigste kjennetegnene på et fremtidsrettet forretningssystem i artikkelen under. God lesning.  
1. Gir deg tidsriktig og relevant informasjon

Velger du et skybasert forretningssystem, vil du alltid ha tilgang på tidsriktig informasjon om din bedrift. Regnskapstall er ferskvare og ikke noe du bare skal se på etterskuddsvis. Utdatert forretningsinnsikt kan bety at du går glipp av både muligheter eller at du oppdager en negativ utvikling for sent.
Som daglig leder eller økonomileder kan det være ulike nøkkeltall som er viktig for deg å følge med på. Via skreddersydde dashbord og rapporter kan du på en visuell og oversiktlig måte få kontroll på det som er relevant for deg.
Dette kjennetegner et fremtidsrettet forretningssystem
Ønsker du å dykke ned i detaljene kan du enkelt drille ned på bilagsnivå. Dette gjør at du med noen enkle klikk både kan se enkelt-bitene og hele puslespillet. Slik kan du følge selskapet utvikling tett og ha et godt beslutnings-grunnlag. Derfor er det så viktig at forretningssystemet du bruker er en pålitelig kilde til tidsriktig og relevant informasjon, slik at det også blir et av dine viktigste verktøy i strategiske veivalg. 

Anbefalt: Dette er de vanligste feilene du gjør når du budsjetterer
2. Sparer deg for tid og penger 

Regnskapsføring og økonomistyring har blitt langt mer digitalt enn det en gang var. Mange skybaserte forretningssystemer har en rekke standardiserte og automatiserte arbeidsprosesser som vil redusere manuelt arbeid og øke effektiviteten i selskapet. I økonomiavdelinger i dag finnes det mange oppgaver som gjøres manuelt, som kan håndteres på en bedre måte i et fremtidsrettet system. For eksempel automatisk håndtering av abonnements-fakturering, arbeidsflyt for attestering av bilag, en hel-automatisert bankintegrasjon eller støtte for EHF-faktura. Dette er typiske oppgaver som er automatisert i mange systemer og vil spare avdelingen for mye tid.  
Reduksjon i manuelt arbeid vil lette arbeidshverdagen til de som jobber med regnskap og økonomi, og i tillegg bidra til en mer kostnadseffektiv drift for selskapet. Kvaliteten på arbeidet blir også bedre, både fordi menneskelige feil reduserer, men også fordi tid frigjøres til mer verdifulle og strategiske oppgaver. 

Anbefalt: 6 tips til bedre kontroll på likviditeten
3. Øker produktiviteten

Et forretningssystem bør tilrettelegge for og bidra til en økt produksjon i selskapet. Systemet bør ha funksjonalitet som gjør at medarbeiderne kan jobbe effektivt og smart. Et eksempel på dette kan være en helhetlig elektronisk arbeidsflyt og en god arbeidsdeling i avdelingen. Dette vil redusere sårbarhet ved sykdom og muliggjøre en mer effektiv kommunikasjon og deling av informasjon blant kolleger. (eller med regnskapsfører.) 

En tilhørende fleksibel mobil-applikasjon, vil også gjøre at oppgaver kan utføres uavhengig av en viss kontekst. Det vil si at du for eksempel kan godkjenne bilag, timeføring eller remittering, uansett om du er i utlandet eller på hytta. Sørg for at du har denne funksjonaliteten tilgjengelig, slik at dere kan bli mer produktive og få en mer fleksibel arbeidshverdag. Det vil alle være tjent med.  

Anbefalt: Slik blir din økonomiavdeling mer effektiv
4. Bidrar til en effektiv infrastruktur

Det kan være utfordrende å finne ett system som dekker absolutt alle forretningsprosesser i et selskap. Derfor har selskaper ofte flere systemer for å håndtere de ulike oppgavene. Hvordan den underliggende infrastrukturen er satt sammen, kan ha stor betydning for selskapets effektivitet og lønnsomhet.
Derfor bør systemet både ha funksjonalitet for å samle flere forretningsprosesser, i tillegg til å være åpen for deling av informasjon med andre kjernesystemer. På denne måten vil du samle flere arbeidsprosesser i et system og redusere dobbelt-arbeid. 
Et fremtidsrettet forretningssystem bør tilrettelegge for en effektiv dataflyt gjennom velutviklede og åpne APIer. Kanskje har du en nettbutikk eller et fagsystem der en sømløs informasjonsflyt mellom disse og forretningssystemet, vil redusere manuelt arbeid og sikre en bedre kvalitet. Da er du avhengig av at systemene klarer å snakke sammen og at leverandørene tilrettelegger for dette.  

Du bør imidlertid passe på at ikke integrasjoner dine blir mange og for komplekse, ettersom det fort kan bli uoversiktlig og kostbart dersom du må endre noe i et system. Det beste er å finne et forretningssystem som så lar seg gjøre, inneholder støtte for viktig funksjonalitet for ditt selskap eller din bransje. Det kan handle om å samle alle økonomiprosessene eller ha et innebygd innkjøps- og varelager i systemet.
Prøv etter beste evne å tilpasse selskapets arbeidsmetoder og rutiner til systemet. Dette er en fin mulighet til å tenke nytt og la leverandøren din foreslå måter å standardisere flere av arbeidsprosessene i selskapet. 
5. Tilrettelegger for fremtidig vekst
 

Mindre virksomheter og oppstartsbedrifter vil ofte ikke ha behov for komplekse forretningssystemer. Men etter en tid når forretningen har fått en annen fart, kan andre behov fort melde seg. Da er det fint å ha et system som lar deg utvide og legge til ny funksjonalitet, i stedet for å måtte bytte det ut.   

Et skalerbart forretningssystem vil gi deg en forutsigbar og kostnadseffektiv prismodell, ved at du kun betaler for det du bruker. I tillegg vet at du at du ikke står ovenfor store kostander ved en økt kapasitet.  

Et selskap skifter som regel ikke et forretningssystem så ofte. Alle som har vært med på et bytte, vet at det kan være kostbart og tidkrevende over en periode, men vil over langen gi store gevinster - så sant du velger riktig løsning for ditt selskap. 
Tenk over hvilke ambisjoner ditt selskap har for fremtiden og hvordan du kan tilrettelegge for dette i forretningssystemet- både når det gjelder mulige antall kunder, brukere og funksjonalitet. 
 
Anbefalt: Dette bør du tenke på når du bytter et økonomisystem 

 
outsourcing
5 myter om outsourcing av regnskap og lønn
Vi avkrefter fem av de vanligste mytene vi hører.

OM VIEW LEDGER

Vi tilbyr det skybaserte
økonomisystemet Xledger,
regnskaps- og lønnstjenster
og økonomisk rådgivning. 


KONTAKT OSS