5 myter om outsourcing av regnskap og lønn

Outsourcing er gjerne knyttet til at en bedrift mangler kompetansen eller vil redusere kostnader knyttet til oppgaver som ikke tilhører kjernevirksomheten. Regnskap og lønn er typiske oppgaver som er komplekse og krever investering i tid og faglig fornyelse hos ansatte.  

I møte med kunder opplever vi at det ofte er noen bekymringer som går igjen når det kommer til tjenesteutsetting. I de fleste tilfeller blir disse avkreftet ganske fort. I artikkelen under har vi samlet fem av de vanligste mytene vi hører når det kommer til outsourcing av regnskap- og lønn.  

 

1. Leverandøren kjenner ikke selskapets mål og strategi  


De fleste selskaper har en overordnet strategi for hvordan de skal nå målene sine. Dette er et viktig styringsverktøy for å sikre at ressursene benyttes på en optimal måte og at selskapet holder stø kurs. Økonomisk innsikt og analyse er viktige faktorer både for implementeringen og gjennomførelsen av denne. Derfor er det viktig at de som forvalter økonomi og regnskap har kjennskap til og forståelse for selskapets mål og strategier. 

Bredde i kompetanse 
En økonomi- og regnskapsleverandør jobber som oftest med virksomheter innenfor flere bransjer. Mange regnskapsførere har dermed erfaring med å være tett på ledelsen hos ulike kunder. Dette betyr at du kan ta del i lignende virksomheters suksess og lærdom gjennom leverandøren din.  

Regnskapsførere jobber også ofte i team slik at deling av kunnskap og erfaringer vil komme deg til gode når det dukker opp problemstillinger.  Det kan være vanskelig å finne en regnskapsfører som alene har den samme erfaringen og bredde i kompetansen som hos en regnskapsleverandør.
Får du kraften av hele det faglige miljøet hos leverandøren din, kan dette være et stort konkurransefortrinn for deg.  

Involvering 
I tillegg til fagkompetanse og bransjekunnskap, er involvering nøkkelen til å få en regnskapsfører som er en verdifull bidragsyter. Bruk tid på å involvere regnskapsføreren din i selskapets strategi, mål og forretningsprosesser. Hvis du vil få fullt utbytte av den kompetansen og innsikten leverandøren din har, så ta med regnskapsføreren din i møter med for eksempel leverandører eller lytt til deres innspill før oppkjøp eller andre strategiske beslutninger. Det er vanskelig for en regnskapsfører uansett tilknytning til din bedrift, å være en støttespiller uten å kjenne dine må og motivasjon.  

Vi vil også nevne at du bør tegne en ryddig og tydelig avtale med leverandøren din, som definerer hva som skal leveres og hva som skjer ved avvik eller mislighold. Ha løpende og forutsigbare møtepunkter, slik at dere hele tiden deler samme oppfatning om hva som skal skje. Sørg også for at dere har den nødvendige kompetanse til å bestille oppgaver fra leverandøren og i tillegg har rammer for vurderingen av utførelsen.   
2. Selskapet mister kontroll 

Strategisk økonomistyring er essensielt for å kunne ta riktige beslutninger på selskapets vegne. Vi møter ofte daglig ledere og økonomiledere som uttrykker sin bekymring for å miste kontrollen når økonomifunksjonen "går ut av huset."  I realiteten opplever vi at et selskap gjennom veletablerte metodeverk og fremtidsrettete systemløsninger vil få mye bedre kontroll over økonomien i selskapet. 

Metodeverk 
I regnskapsbransjen er det høy grad av integritet og profesjonalitet. Leverandørene er underlagt strenge krav om risikostyring, internkontroll og etterlevelse av regnskapslovens "gode regnskapsføringsskikk".  
En solid regnskap- og- økonomileverandør har metodeverk for å kvalitetssikre oppgaver i alle ledd, for å forenkle og forbedre økonomi- og lønnsprosesser.
Dette høres selvfølgelig enkelt ut, men det finnes flere fallgruver og problemstillinger man hele tiden må passe på.  Det å vite at oppgaver løses på riktig måte til rett tid, forsikrer deg om at ditt selskap blir ivaretatt på en trygg og effektiv måte. Gjennom leverandøren din skal du få tilgang til beste praksis innenfor standardisering av regnskaps- og økonomistyringsprosesser.  


Fremtidsrettet økonomiløsning
Skybaserte økonomisystemer gjør at du kan sitte og følge med på hva som skjer - i sanntid. Hva tjener du penger på akkurat nå? Hvordan ligger du an i forhold til budsjett? Hva er prognosen for resten av året? Alt dette skal være et klikk unna og i sanntid. 

Selv om mange systemer har et intuitivt brukergrensesnitt, trengs det ofte ekspertise for å få utnyttet potensiale og ta i bruk nyttig funksjonalitet i et system som stadig videreutvikles. En leverandør med systemkompetanse, som i tillegg kjenner til dine mål og rammevilkår, vil kunne hjelpe deg å få mest mulig ut av løsningen. Ved å sette opp skreddersydde nøkkelrapporter som definer viktige KPI'er for selskapet. Dette vil gi deg en mulighet til å raskt kunne få en pekepinn på hvordan bedriften ligger an. 

Med en fremtidsrettet økonomiløsning vil deling av informasjon være enkelt. Du vil hele tiden kunne se hva regnskapsføreren din gjør og enkelt finne frem til avtaler og dokumenter. I tillegg har du også muligheten til å velge om det er noen oppgaver bedriften skal håndtere internt.  

Anbefalt: Dette bør du tenke på når du skal bytte økonomisystem



Fagkompetanse
En regnskapsleverandør har som sitt hoved-virke og være eksperter i faget, slik at du skal slippe å forholde deg til kompleksiteten hva gjelder regnskap. Med et team som jobber for at du skal få presis økonomisk styringsinformasjon, ligger alle forutsetninger til rette for at du skal få bedre kontroll. Med høy fagkompetanse er sjansen også stor for at det vil avdekkes forbedringspotensialer eller mulighetsrom for din bedrift som ikke før var tenkt på.

Anbefalt: 6 tips til bedre kontroll på likviditeten i selskapet
3. Det handler om å kutte kostnader 

Reduksjon i kostnader er ofte en viktig motivasjon for å bestemme seg for å outsource regnskap og lønn, men det bør ikke være den eneste. Det kan være mange andre gevinster for selskapet. Kostnadene må gjenspeile verdien du får igjen for leveransen.  

Kvalitet
IT, økonomi og lønn er områder som krever organisering, investering i faglig kompetanse, samt kontinuitet og reserveløsninger. Fremfor å kun fokusere på kostnader, kan et mål med outsourcing være økt kvalitet på arbeidet som gjøres. Har selskapet behov for hjelp for å få på plass en rikere rapportering for et bedre beslutningsgrunnlag? Eller mangler selskapet tilgang på et større faglig miljø? En profesjonell leverandør vil komme med forslag til hvordan du kan forenkle og forbedre dine økonomi- og lønnsprosesser, slik at du kan øke lønnsomheten din.  

Det at du lener deg på en skybasert plattform holder ikke hvis du ikke har kunnskap om å forstå hvordan denne kan verdiøkes ved å bruke ny teknologi. Kanskje har du støttesystemer i tillegg til økonomisystemet som det er fordelaktig at deler informasjon på en effektiv måte. En fremoverlent leverandør gir deg gode innspill til hvordan du kan forenkle og automatisere dine forretningsprosesser, for en sømløs og effektiv arbeidshverdag. Konsekvensen for deg er bedre leveranse, til en mer gunstig pris. 

 

Fleksibilitet
Tjenesteutsetting av funksjoner kan gi grunnlag for fleksibilitet. Fleksibilitet vil være viktig for å kunne tilpasse seg nye situasjoner eller nye markeder. Da kan det være fordelaktig å ha en så slank og effektiv organisasjon som mulig. En intern økonomiavdeling kan være vanskelig å skalere som for eksempel ved nedskjæringer eller oppkjøp. Er selskapet inn i en periode som drives av innovasjon og omstilling, kan det være smart å tenke outsourcing av tjenester. Da kan du skalere opp og ned avhengig av selskapets aktiviteter. 

Fleksibilitet kan også handle om å tilpasse seg nye krav fra myndighetene. Du slipper å tenke på å holde tritt med et komplekst regelverk i stadig endring - både når det kommer til kompetanseutvikling hos ansatte og tilpasninger i økonomiløsningen. I tillegg betaler du kun for de tjeneste som utføres - slik at kostandene blir forutsigbare.  

Fleksibilitet handler også om å redusere sårbarheten og risiko i organisasjonen. Ved å outsource oppgaver sikrer du normal drift ved sykdom, oppsigelser eller ferieavvikling.  

Ofte sammenlignes kostnader knyttet til å kjøpe tjenester med å ha egne ansatte. Timeprisen for en innleid regnskapsfører kan ikke sidestilles med timelønnen til en ansatt. Det er mange kostnader og forpliktelser knyttet til å ha en ansatt, som ikke gjenspeiles i timelønnen deres. Som for eksempel arbeidsgiveravgift eller velferdskostnader forbundet med forsikringer, julebord, gaver og subsidiert kantine for å nevne noen. Vi vil også nevne at frigjøring av tid kan være en motivasjon for å outsource oppgaver. Tid er penger, og den tiden bedriften sparer på å la eksperter ta seg av regnskapet kan brukes til å skape verdier et annet sted. 
Å ha tilgang til en fleksibel økonomileveranse av høy kvalitet, vil gi selskapet et konkurransefortrinn fremfor bare en billigere tjeneste. 
4. Det betyr bruk av utenlandsk arbeidskraft 

For mange er Outsourcing synonymt med Offshoring – bruk av arbeidskraft fra et annet land. Denne tanken er kanskje ikke helt unaturlig, for det har historisk vært en god måte å sikre lønnsomhet. Ved å få oppgaven utført i et land med lavere lønning, kan tjenesten også produseres billigere enn i Norge. Særlig når oppgavene er enkle og har et høyt volum, begynner et slikt scenario å være fornuftig. De siste 1-2 årene har det skjedd utvikling innenfor teknologien som særlig motvirker behovet for å offshore oppgaver. 
Uansett hvor i verden du kjøper arbeidskraft vil du vanskelig kunne utfordre en datamaskin / software på effektivitet.
Systemene som benyttes blir mer automatiserte med tiden og manuelle oppgaver forsvinner i et økende tempo. Hvis en manuell oppgave med høyt volum ikke kan automatiseres, så kan den antagelig robotiseres.  

I dag er RPA (Robotic Process Automation) i sterk vekst. Enkelt forklart er dette en måte å automatisere en manuell prosess ved å la programvare utføre oppgaven slik den utføres av mennesker i dag. Det er ikke lenger lønnsomt å sende slike oppgaver til andre land med lavere timepris. Roboter krever ingen timelønn, tar ikke ut ferie og ringer aldri inn syke. 

Derfor er det ingen selvfølge at dine prosesser vil bli utført av utenlandske arbeidere, og dette er en god ting fordi det vil muliggjøre en bedre samhandling når du kan kommunisere med en som snakker samme språk. Det fører også til et tettere eierskap til oppgavene som utføres. 
Det er ikke lenger vanskelig å konkurrere mot lavere timepriser. Teknologi løser disse konkurransefortrinnene og muliggjør en tettere samhandling med din leverandør – uten at du må bekymre deg for utfordringer med språk og samhandling. 
5. Outsourcing er forbeholdt store selskaper 

Små og mellomstore bedrifter har som oftest ikke store økonomiavdelinger og derfor ikke tilgang på den bredden i kompetanse og den fleksibiliteten en regnskapsleverandør kan tilby. Ved å samarbeide med leverandør vil regnskap og økonomi bli mer kostnadseffektivt fordi de får tilgang til nettopp disse fordelene.  

Fleksibilitet og evne til omstilling er kanskje spesielt viktig for små bedrifter- især i en vekstfase. Dette vil gjøre at det å kjøpe tjenester vil bidra til å opprettholde en slank organisasjon, som kan ha lettere for å skalere i takt med vekst.  

Ofte vil kompleksiteten i regnskapet øke ettersom bedriften vokser og behovet vil fort melde seg for høyere kompetanse eller ekstra ressurser. Da er det fleksibelt å kunne kjøpe tjenester etter behov og ha tilgang på et faglig miljø.  

Det kan også være vanskelig for små bedrifter å få tak i den kompetansen de ønsker, fordi mange av disse menneskene kanskje har ambisjoner om å jobbe i og får bedre betingelser hos de store etablerte selskapene.  

Anbefalt: Dette må du tenke på når du skal implementere et økonomisystem. 
 
Få en gratis demo av
 økonomisystemet Xledger
Artikkelen er skrevet av Trine Harr Anderson og Stian Brandvold.
trine rundt bilde    stian


Artikkelen er skrevet av Trine Harr Anderson og Stian Brandvold.
Er du nysgjerrig på hvilke muligheter en fremtidsrettet økonomiløsning kan gi deg? Fyll inn e-posten din eller telefonnummer ditt, så tar vi kontakt for en uforpliktende prat!
Disse personopplysningene lagres internt hos oss for å kunne ta kontakt med deg og sende deg relevant informasjon knyttet til din henvendelse. For mer informasjon se vår personvernerklæring.

Få en gratis demo
av økononomisystemet 
Xledger

Alt handler om fornøyde kunder

Vår drivkraft er kunder som forventer at vi er i forkant
"Samarbeidet med VIEW Ledger fungerer veldig bra. De forstår at vi har deadlines og at vi har korte frister på ting."
"Vi valgte VIEW Ledger som vår Økonomisjef"
"For å være i tet i vår bransje på verdensmarkedet må vi ha stålkontroll på kostnader og lønnsomhet knyttet til ordrene våre"

Våre samarbeidspartnere

Vi spiller hverandre enda bedre
Vi er Xledger sin største partner og sertifisert som Platinum Partner.
Vi er Tripletex sin største partner og kjenner systemet godt.
Vi leverer Sticos Personal- et komplett HR, HMS og personalsystem.

Menneskene utgjør den store forskjellen

Møt menneskene som jobber hos oss. Din neste rådgiver?
Beathe Opheim
Økonomikonsulent
Renate Slinning
Avdelingsleder
Rune Johansson
Sales Executive

Kurs og samlinger

Tips og triks sammen med faglig påfyll 
Forenklet arbeidshverdag i Xledger

Bergen
torsdag 15. august

Les mer og meld deg på
Forenklet arbeidshverdag i Xledger

Oslo, Barcode
tirsdag 20. august

Les mer og meld deg på
Innføring i Tripletex

Oslo
tirsdag 10. september

Les mer og meld deg på

Jobb hos oss

Vi hjelper kundene våres med deres økonomiske utfordringer
Rådgiver

Bergen

Les mer og søk her
ERP-konsulent

Oslo

Les mer og søk her
Jørgen Austheim Person
Direktør for Finans og forretningsutvikling

Kontakt oss

Hovedkontor

Telefon:
06731

E-post:
info@viewledger.com

Besøksadresse:
Dronning Eufemias gate 16, 12 etasje
0191 Oslo

Postadresse:
Postboks 6731 
0609 Oslo

Org. nr: 987 260 335
                             Følg oss på:
 

Vi er medlem av: Regnskap Norge, IKT Norge
Samarbeidspartner: Xledger AS, Tripletex AS

 
VIEW Ledger er en del av

VIEW er et registrert varemerke med registreringsnummer: 288457
Copyright © 2018 VIEW  Personvernerklæring
Denne siden bruker informasjonskapsler for funksjonalitet på siden og for anonym statistikk. Les mer om informasjonskapsler og personvern i vår personvernernærklæring.