6 tips til bedre kontroll på likviditeten i selskapet

Likviditet sier noe om den løpende betalingsevnen til et selskap. Det handler ikke bare om å betjene kostnader, men også om å være i stand til å gripe muligheter og realisere planer. God likviditet gir større handlefrihet, noe som kan gi økt konkurransekraft i markedet.  

Det er mange faktorer som kan føre til ineffektiv pengestrøm og dermed true selskapets fremtid. Derfor er det viktig å være klar over hvilke tiltak og rutiner som kan innføres, for å sikre en god fremtidig likviditet og en optimert arbeidskapital.  

 

1. Planlegging 


Et regnskap er en oppstilling over inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld. Gjennom et oppdatert og ajourholdt regnskap kan selskapet se hvordan forretningen går og bruke tallene til å planlegge fremover.
Skal du lykkes med likviditetsarbeidet må du bruke regnskapet for å forstå selskapets kapitalbehov og prøve å avdekke hva som påvirker likviditeten mest.  

Budsjett og prognoser 
For å få en oversikt over kontantstrømmen, bør selskapet sette opp en oppstilling over forventede innbetalinger og utbetalinger. Det kan være nyttig å bruke et likviditetsbudsjett og lage prognoser underveis, for å forutse selskapets betalingsevne.  Et likviditetsbudsjett strekker seg ofte over en lengre periode og er mer detaljert enn prognosene. Utarbeidelse av prognoser er ofte noe som skjer flere ganger i året og handler om å fortløpende kartlegge faktiske tall. Dermed kan prognosene brukes til å gjøre justeringer underveis i budsjettet og sikre at beregningene blir mer presise.  Dette er gode virkemidler for å avdekke perioder med stram likviditet, der utbetalingene overstiger innbetaling - planlegge tiltak deretter.  

Anbefalt: Dette er de vanligste feilene du gjør når du budsjetterer


Arbeidskapital 
Arbeidskapitalen eller driftskapitalen til et selskap sier noe om likviditeten. Arbeidskapitalen måles ved å ta differansen mellom selskapets omløpsmidler og kortsiktig gjeld. Dette vil gi et kortsiktig og oppdatert bilde av disponibel likviditet. Omløpsmidler defineres som «eiendeler som ikke er bestemt til varig eie eller bruk», som for eksempel kontanter, fordringer og varelager.  Er mye av arbeidskapitalen til selskapet bundet opp i den daglige driften, kan det bli vanskelig å innfri gjeld og likviditeten blir presset. Selskaper bør sørge for at kjøp av anleggsmidler (for eksempel utstyr, maskiner osv.) får en finansiering som tilsvarer levetiden på anleggsmidlet. Dette vil gi en mindre belastning på selskapets arbeidskapital.  

Bedriften bør overvåke arbeidskapitalen og ha kontroll på hva som utgjør de store utbetalingene. Da vil selskapet være bedre rustet til å imøtekomme sine fremtidige forpliktelser og kunne se når det er behov for å iverksette tiltak for å styre arbeidskapitalen.  
2. Økonomisystem

De aller fleste virksomheter i dag benytter et økonomisystem for å holde orden på økonomien. Et velfungerende økonomisystem er kjernen for god og effektiv forretningsdrift, og et godt verktøy for å holde øye med likviditeten.  

Oppdaterte tall 
Kontroll handler mye om oversikt. Med et skybasert økonomisystem som til enhver tid gir deg regnskapstall i sanntid, har du et godt grunnlag for å følge med på selskapets likviditet og kapitalbehov.  

I gode økonomisystemer er banken integrert med systemet. Da slipper du å forholde deg til nettbanken, og har likevel en totaloversikt over forventede inn- og utbetalinger. Ved å registrere et likviditetsbudsjett og sette opp prognoser i systemet, vil man kunne se hvordan disse gjenspeiler de faktiske transaksjonene. 


 
Automatiserte prosesser 
I mange økonomisystemer finnes det støtte for en rekke prosesser for å forbedre rutiner, som kan resultere i en bedret kontantstrøm for selskapet. 
Effektive og automatiserte prosesser for eksempelvis timeregistrering, inn- og utbetalinger og utsendelse av purringer, vil spare selskapet for mye tid og redusere risikoen for feil.

Lagerstyring  
Et stort varelager binder opp mye kapital, og kan utfordre likviditeten. Derfor er det viktig å ha rutiner som styrer innkjøp i forhold til forventet salg. På den måten binder du minst mulig kapital.

Med et oppdatert og integrert varelager, kan du enkelt holde kontroll på hva du har i forhold til kurante og ukurante varer. Dette kan sikre at du ikke kjøper inn varer du allerede har og at du har beholdning nok i forhold til antatte bestillinger. God lagerstyring vil også kunne føre til redusert behov for nedskrivinger.


Anbefalt: 6 kjennetegn på et fremtidsrettet økonomisystem
3. Rutiner kunder

Begynn med å kontrollere at du faktisk har de riktige juridisk opplysningene om kundene dine. Fakturerer du korrekt selskap og sørger du for at fakturaene dine inneholder riktige opplysninger som kontaktperson og prosjekt? Vær oppmerksom på at du sender fakturaen i det formatet kunden ønsker. Før du inngår et kundeforhold kan det være lurt å sjekke kredittverdigheten. Slik reduserer du risiko og mulige tap på fordringer.  Dette kan høres banalt ut, men kan i høyeste grad være med på å forsinke innbetalinger.  

Avtaler og faktura 
Hvilke betingelser har dine kunder? Er vilkårene i avtalene dine forståelige og tydelige for kunden, er det mer sannsynlig at selskapet mottar betalingen til forfall. Spesifiser hva gjelder kredittid, forsinkelsesrente og øvrige leveringsvilkår, slik at kunden vet hva som forventes. 

Se også på selve fakturaene. Er fakturagrunnlaget utfyllende og oversiktlig? Hvis ikke kunden forstår fakturaene, kan det ta lengre tid før de betaler den. Pass også på at de oppfyller kundenes forventinger i forhold til det som er avtalt på forhånd. Det er aldri noen god ide og legge inn punkter man ikke har kommunisert på forhånd.  

Tenk på om du kan redusere betalingstiden. Mange har fortsatt 30 dager betalingsfrist og i mange tilfeller godtar nok kundene en kortere frist enn det. Før tok det tid å få en faktura sendt og behandlet i sine økonomisystem. Derfor var det behov for lang betalingsfrist. I dag er fakturaer (forhåpentligvis) elektroniske, og det er ikke behov for å gi lang betalingsfrist for å sikre at mottakeren rekker å behandle den.
Det bør være en målsetting å ha kortere kredittid på kunder enn den kredittid selskapet har hos leverandørene. 
Blir det vanskelig å redusere betalingstiden, kan du se på mulighetene for å tilby oppdeling av store fakturaer - i stedet for å utsette fristen. Slik sikrer du at noe av beløpet kommer inn, i stedet for å vente på alt. Det kan være smart å få på plass rutiner rundt utleveringsstopp eller arbeidsstans på kunder som ikke betaler. Det å utstede rentenotar har en positiv og oppdragende effekt på kundemassen.   


Betalingsmuligheter
Mange leverandører i dag tilbyr ulike typer betalingsmuligheter til kunden sine, som for eksempel faktura, kortbetaling, paypal og autogiro. Flere tilbyr også rentefrie utsettelser. Det er ikke alle bedrifter som har muligheten til å tilby kundene sine 3 måneder betalingsfrist, etter at varen er bestilt. Dette krever en god likviditet, og er derfor en kostnad.

Se på muligheten selskapet har for å gjøre det enklere og mindre friksjonsfritt for kunden å betale. Dette kan bety at du får inn pengene raskere. Kanskje kan du tilby betaling via Vipps? Vipps kan tilbys både til privatpersoner og bedrifter, og er en integrert løsning i mange økonomisystemer.  Sender du ut mange fakturaer, så sørg for at du ikke kaster bort penger på porto ved å sende per post. Elektronisk faktura og EHF-faktura er billigere, mer miljøvennlig og øker sjansen for at de når avsender med riktig informasjon tidligere.  
4. Kreditt 

Selskapets kontantstrøm gir oss et bilde av forskjellen mellom kontanter inn og ut i en gitt periode. Er kontantstrømmen negativ, vil det si at utbetalingene er større enn forventede innbetalinger. Dette svekker kontantbeholdningen og dermed likviditeten. I perioder med høye innbetalinger kan det vært lønnsomt å ha tilgang på en høyere og fleksibel kontantstrøm, slik at selskapet kan få inn rask kapital. Banker tilbyr ulike former for finansiering av driften. I dette avsnittet vil vi se litt nærmere på factoring, fakturakjøp og kreditt gjennom fakturabelåning.  

Factoring og fakturakjøp
Factoring handler om finansiering på bakgrunn av selskapets totale fordringsmasse. Det vil si at en aktør tar over selskapets fordringer og har ansvaret for hele prosessen rundt innkreving av pengene. Pengene kommer inn på selskapets konto like etter fakturaen er sendt til kunden. Spesielt selskaper som har en relativt stor fordringsmasse, store kunder og bruker mye ressurser på administrasjon, kan forbedre kontantstrømmen og spare mye tid på en factoring-avtale. Ulempen er at factoring ofte er veldig dyrt. I tillegg kan det være noe annerledes flyt av informasjon som gir mer administrativ jobb i regnskapet.

Fakturakjøp handler om at bedriften kan selge enkeltstående fakturaer og få opptil 100% av fakturabeløpet umiddelbart disponibelt på konto. Aktøren som kjøper fakturaen har også ansvaret for å kreve inn pengene fra kunden. Fakturakjøp begynner å bli mer utbredt i Norge nå, og flere aktører integrerer seg også mot kundenes økonomisystemer. Dette gjør at det blir enkelt for bedriften å selge fakturaer i systemet og få umiddelbar tilgang på frisk kapital. Igjen, dette kan være veldig dyrt og kan unngås dersom du har god kontroll på likviditeten i selskapet.

Fakturakjøp kan være aktuelt i en oppstartsfase eller ved perioder med ved ekstra høye utgifter fra leverandører eller høye lønnsutbetalinger. Selskaper som sender ut få fakturaer med høye beløp, kan kjenne det på likviditeten at kunden ikke betaler i tide. Løsningen kan være relativt kostbar, fordi aktøren som kjøper fakturaen vil ta seg betalt for å sitte med risikoen. Det er likevel verdt å være klar over, slik at selskapet kan vurdere muligheten for finansiering uten å pådra seg gjeld.



Kreditt gjennom fakturabelåning 
Kassekreditt betyr at selskapet får innvilget en kredittramme hos banken og har anledning til å låne etter denne.  Bankene tar seg ofte betalt i form av gebyrer, provisjon og renter. Dette betyr at det fort kan bli dyrt å overdra kontoen over en lengre periode.  I tillegg vil de ofte kreve pant i eiendeler, enten i selskapet eller hos de som eier selskapet. Har man mulighet til å stille sikkerhet, vil ofte en kassekredittløsning være en rimeligere løsning enn factoring og fakturakjøp.  
Noen banker tilbyr også fleksibel driftskreditt igjennom fakturabelåning. Dette gjøres ved at bankene sikrer pant i fordringene og tar en prosentandel av fakturabeløpet som honorar.
Det belastes kun for det som trekkes på selve rammen. Kunden fakturerer og følger opp selv, så produktet erstatter ikke factoring isolert, men gir en god mulighet for driftsfinansiering og forutsigbar likviditetsstyring. Noen banker tilbyr også løsningen integrert med økonomisystemet, slik at selskapet får full oversikt over kapital på konto. Dette gir forutsigbarhet for kunden og mulighet for innsparing sammenlignet med factoring og fakturakjøp.  
 
5. Leasing

Et selskap benytter seg ofte av diverse utstyr i forbindelse med driften. Det kan være alt fra PC, firmabiler til tyngre maskiner. Det kan være nyttig å tenke på om det er hensiktsmessig at noe av utstyret som brukes, leases i stedet for å kjøpes. I mange tilfeller kan det å lease påvirke likviditeten positivt, fordi du fordeler likviditetsbelastningen over en periode. Dette kan gjøre at selskapet kan bruke pengene på å realisere andre aktiviteter og slippe å binde opp kapital i dyrt utstyr.  

Leasing er nokså populært blant bedrifter i en oppstartsfase, for å unngå store etableringskostnader. Det kan også være enklere å få finansiering igjennom leasing enn via et banklån.  En god leasing- avtale kan være en fleksibel og gunstig finansieringsform, som kan gi selskapet forutsigbarhet og trygghet. Spesielt i en periode der selskapet forventer ekstra utgifter eller skal gjøre investeringer.   

Planlegger din bedrift å investere i nytt utstyr, kan leasing være et godt alternativ. Leasing gir selskaper mulighet til å bruke tidsriktig utstyr uten at det går hardt utover kapitalen. Utstyret leies ofte over en lengre periode, så pass på at bedriften har behov for dette i denne tiden. Når leietiden er over kan du velge å levere tilbake utstyret eller å bytte til nyere utstyr. I tilfeller er det muligheter for at andre kan overta kontrakten din, så det kan være verdt å vite før du inngår en avtale.  

 
5. Leverandører

De fleste bedrifter har flere leverandører eller samarbeidspartnere som de kjøper tjenester eller produkter av.
Det å forhandle frem gode avtaler er viktig for å sikre fordelaktige betingelser, som for eksempel konkurransedyktige priser, fleksibel kreditt og stordriftsfordeler. 
Å handle større volum fører som oftest til reduserte priser. Er selskapet er del av et konsern eller kan slå seg sammen med samarbeidspartnere for å oppnå stordriftsfordeler? Det kan også handle om å samle flere tjenester hos en leverandør. Undersøk om leverandørene dine tilbyr lignende tjenester du allerede kjøper fra andre. Kanskje har de nylig utvidet sortimentet eller fått inn kompetanse på andre områder enn det du kjenner til. 

Ha en løpende evaluering av selskapets leverandører med hensyn til pris, leveranse og betingelser. Det kan også være lurt å se hvilke alternative leverandører som finnes. Kanskje er det andre som kan gi deg bedre betingelser som for eksempel raskere leveringstid eller bedre kvalitet.  

Som nevnt tidligere bør du etterstrebe kortere kredittid på kunder enn det du har hos leverandørene dine. Så fremt det ikke påløper renter på kredittiden hos leverandører, vil dette påvirke likviditeten til selskapet positivt. Unngå forskuddsbetaling til leverandører. Skal det likevel være slik at du ser at selskapet ikke rekker en betalingsfrist, så ta kontakt med leverandøren. Forklar situasjonen slik at dere kan se på alternative løsninger. Du vil unngå dårlig stemning med kreditorene, så en god dialog hele veien er viktig å prioritere.  
 
Ta kontakt for en 
regnskapsprat
Artikkelen er skrevet av Thomas Backer og Trine Harr Anderson.
    uten navn-3 trine rundt bilde

Artikkelen er skrevet av Thomas Backer og Trine Harr Anderson.

Ta kontakt for
en regnskapsprat

5 myter om outsourcing av regnskap og lønn
Vi avkrefter fem av de vanligste mytene vi hører.

OM VIEW LEDGER
 
Vi tilbyr skybaserte
økonomisystemer,
regnskaps- og lønnstjenster
og økonomisk rådgivning. 


KONTAKT OSS

Alt handler om fornøyde kunder

Vår drivkraft er kunder som forventer at vi er i forkant
"Samarbeidet med VIEW Ledger fungerer veldig bra. De forstår at vi har deadlines og at vi har korte frister på ting."
"Vi valgte VIEW Ledger som vår Økonomisjef"
"For å være i tet i vår bransje på verdensmarkedet må vi ha stålkontroll på kostnader og lønnsomhet knyttet til ordrene våre"

Våre samarbeidspartnere

Vi spiller hverandre enda bedre
Vi er Xledger sin største partner og sertifisert som Platinum Partner.
Vi er Tripletex sin største partner og kjenner systemet godt.
Vi leverer Sticos Personal- et komplett HR, HMS og personalsystem.

Menneskene utgjør den store forskjellen

Møt menneskene som jobber hos oss. Din neste rådgiver?
Beathe Opheim
Økonomikonsulent
Renate Slinning
Avdelingsleder
Rune Johansson
Sales Executive

Kurs og samlinger

Tips og triks sammen med faglig påfyll 
Forenklet arbeidshverdag i Xledger

Bergen
torsdag 15. august

Les mer og meld deg på
Forenklet arbeidshverdag i Xledger

Oslo, Barcode
tirsdag 20. august

Les mer og meld deg på
Innføring i Tripletex

Oslo
tirsdag 10. september

Les mer og meld deg på

Jobb hos oss

Vi hjelper kundene våres med deres økonomiske utfordringer
Rådgiver

Bergen

Les mer og søk her
ERP-konsulent

Oslo

Les mer og søk her
Jørgen Austheim Person
Direktør for Finans og forretningsutvikling

Kontakt oss

Hovedkontor

Telefon:
06731

E-post:
info@viewledger.com

Besøksadresse:
Dronning Eufemias gate 16, 12 etasje
0191 Oslo

Postadresse:
Postboks 6731 
0609 Oslo

Org. nr: 987 260 335
                             Følg oss på:
 

Vi er medlem av: Regnskap Norge, IKT Norge
Samarbeidspartner: Xledger AS, Tripletex AS

 
VIEW Ledger er en del av

VIEW er et registrert varemerke med registreringsnummer: 288457
Copyright © 2018 VIEW  Personvernerklæring
Denne siden bruker informasjonskapsler for funksjonalitet på siden og for anonym statistikk. Les mer om informasjonskapsler og personvern i vår personvernernærklæring.