mail%20logo

Dette er de vanligste feilene du gjør når du budsjetterer

Alle selskaper har behov for å planlegge fremtiden på en eller annen måte. En av de beste metodene å gjøre dette på er ved hjelp av budsjetter. Det å budsjettere kan oppleves som utfordrende, tidkrevende og til tider kanskje til og med bortkastet Vi har skrevet ned hva vi mener er de vanligste feilene ved budsjettering og gir deg tips til hvordan unngå disse.

 

1. Du kommer i gang for sent


Enten du driver et lite eller et stort selskap, må du sette av noe tid til planlegging og gjennomføring av neste års budsjett. Dette bør handle om mer enn bare en oppstilling av inntekter og kostnader, men også brukes som et verktøy for å forstå hvilke muligheter selskapet har i nærmeste fremtid.

I en hektisk hverdag der fokuset ligger på dagens aktiviteter, kan det være lett å utsette eller undervurdere den tiden budsjetteringen tar. Derfor bør du prioritere og sette av nok tid for de vurderingene som må gjøres.
Starter du prosessen for sent, kan avgjørelser blir forhastet og du kan risikere å legge planer på feil grunnlag- i verste fall sitte med et budsjett det er vanskelig å finne motivasjon i for organisasjonen.
Derfor er det viktig å ha god kontroll i planleggingsfasen, slik at det ikke går utover kvaliteten på budsjettarbeidet.
2. Det blir en forlengelse av fjoråret

Arbeidet med budsjettprosessen er en viktig del av selskapets strategiarbeid, derfor bør det også reflektere selskapets overordnede planer og mål for fremtiden. Det er slett ikke unormalt at neste års budsjett blir en forlengelse av fjoråret, ilagt konsumprisindeksen for bransjen. Dette er den enkleste måten, men langt fra den beste løsningen.

Du bør se på neste års budsjettarbeid som en mulighet til å løfte blikket, se fremover og tenke nytt.
Hvilke ambisjoner og mål har selskapet for årene som kommer og hvordan kan du tilrettelegge for aktiviteter i budsjettet som bygger oppunder disse?
Det kan handle om satsninger på nye produkter eller i nye markeder. Men også behovet for rekruttering av ny kompetanse eller investering i nye driftsmidler. Bruk tiden før budsjetteringen til å gå igjennom og diskutere ulike scenarioer som handler som selskapets fremtid.
Et budsjett har ingen verdi om det ikke kan brukes til noe. Derfor må selskapets strategi være med på å definere rammene for budsjettet.

Til syvende og sist skal budsjettet bidra til å styre bedriften i riktig retning - mot økt lønnsomhet, effektiv driftsstyring og god likviditet. 

Derfor bør du sørge for at budsjettet også er gjennomtenkt og ikke bare noe du er nødt til å ha på plass for styret eller aksjonærer.

 
budsjettering
3. Du gjør det for vanskelig

Det å lage planer og sette mål, er ofte enklere enn å skulle operasjonalisere disse igjennom budsjettet. Vi hører ofte at budsjettprosessen oppleves som tidkrevende og kompleks, og får ofte spørsmål om hvordan dette kan forenkles.

Du må utnytte de hjelpemidlene som finnes
For det første, bør du ta i bruk gode verktøy (annet enn excel) for å få hjelp til planleggingen og gjennomføringen. Dagens økonomisystemer har ofte egne moduler der man har anledning til å legge inn og følge opp budsjettet løpende. Dette gjør du igjennom velutprøvde budsjettmaler, ferdige rapporter og detaljerte spørremuligheter mot fjorårets budsjett. Jo mer oppdatert og presis informasjon som kan hentes ut av regnskapet, desto bedre blir beslutningsgrunnlaget ditt for neste års budsjett. Det finnes også frittstående budsjettverktøy som du kan bruke.

Anbefalt: Dette bør du tenke på når du skal bytte økonomisystem



Ikke ha for høyt detaljnivå
Det å ha et for høyt detaljnivå ved budsjetteringen, er en av de vanligste årsakene til at prosessen kan føles tidkrevende og tung. Har man fokus på mange detaljer, er det lett å miste oversikten over totalbildet. Men har du kun fokus på totalbildet, er det fare for å overse detaljer som kan gi store utslag. Derfor må du prøve å finne en gylden middelvei.
Tenk på hvilke vurderinger du må gjøre ned på detaljnivå og hvilke poster du kan vurdere samlet.
Istedenfor å se alt på detaljnivå, kan det være nyttig å gjøre generelle beregninger på hvor selskapet bør være, når det gjelder for eksempel varekostgrad eller lønnsgrad - ut ifra omsetningen. Da kan du for eksempel komme frem til at varekostgraden bør ligge på omtrent 40% av omsetningen din for at du skal holde budsjettet. Dette kan defineres ut i fra total omsetningen og vil være nøkkeltall for bedriften.
Ofte vil det å etablere gode KPI’er være viktige måleparametere, for å definere om totalbildet er i tråd med de økonomiske målene som er definert.
Noen poster er lett å periodisere fordi de er mer forutsigbare over tid, for eksempel husleie, lønn og andre driftskostnader. Vurder derfor hvilke poster som er relevante at du får inn i riktig periode og gjør en generell vurdering av periodisering av de postene du er mer usikker på. Dette kan spare deg for mye tid.

Det er også nyttig å være oppmerksom på er at sterk styring på detaljnivå, fort kan bli konkurransehemmende og umotiverende for ansatte. Det er viktig å kunne ha rom for å agere på endringer i omgivelsene, noe som er essensielt for et selskapets overlevelse. Et budsjett er et verktøy for å allokere de ressurser selskapet har til rådighet, ikke fastsatte tall for fremtiden.
4. Du involverer ikke de riktige personene

Et budsjett omfavner hele selskapet, derfor bør du ta hensyn til elementer fra hele organisasjonen. En vanlig feil er at sentrale personer som berøres av budsjettene, ikke involveres og mangler eierskap til målene og budsjettallene. De personene som skal lede prosessen med å skape resultatene må være med å utvikle disse, ikke bare få de presentert.
Involverer du dine ledere i hele linjen, vil de gjennom sin deltagelse også få muligheten til å klargjøre og kommunisere egne utfordringer og problemer.
Dette blir nyttige innspill til hvordan ting kan forbedres eller gjøres annerledes - for et bedre resultat.

For å sikre at det foreligger en felles forståelse for hva selskapet ønsker for fremtiden, bør selskapets strategier og mål kommuniseres og i stor grad deles av ansatte. Ledere i selskapet skal både forklare og forstå målene selv, men også motivere hele teamet til å jobbe mot disse. Involvering dreier seg derfor mye om å bedre kommunikasjonen mellom ansatte og ledere.
5. Du er for optimistisk rundt inntekter

De fleste har troen på egne produkter og tjenester. Derfor er det viktig at du er realistisk og ikke for optimistisk når inntekter skal budsjetteres. Du bør vurdere hva som er mulig å levere på inntektssiden, med tanke på den kapasiteten selskapet har og potensiale i markedet.

Se på de faktiske salgstallene fra i fjor og lag prognoser for å for å vurdere og forutse selskapets potensiale. Ved å ha en detaljert oversikt over dekningsbidraget, kan du se hvilke varer og tjenester du tjener mest penger på nå for så å vurdere lønnsomheten og definere videre satsning.

Det kan også være nyttig å gjøre en analyse av egen posisjon i markedet før du fastsetter salgstallene. Sammenlign selskapet ditt i forhold til andre sammenlignbare selskaper eller de som gjør det godt i din bransje. Har du høyere varekostnader enn konkurrentene eller kan du faktisk prise deg enda høyere? Dette er spørsmål som kan være med på å avdekke og predikere neste års inntekter.

Les også: Hvordan bruke regnskapstallene til å ta strategiske valg?
6. Du evaluerer ikke underveis

Det er vanskelig å spå fremtiden og lage et budsjett som gjenspeiler virkeligheten. Derfor må du evaluere og justere etter hvert, når forutsetninger og planer endres.
Et godt budsjett må være et “levende dokument”, ikke bare en rutine du går igjennom en gang i året.
Sett av tid hver måned for å gå igjennom budsjettet for å se hvordan selskapet ligger an. Er inntektene i tråd med det vi forventet eller har de dukket opp større utgiftsposter dere må ta høyde for? Ser du en utvikling som avviker fra budsjettet, må du justere slik at de neste månedene blir riktigere.

Det kan være nyttig å bruke prognoser og gjennomføre effektive avviksanalyser underveis, for å justere og raskt kunne sette i gang tiltak når målene ikke nås. Skal et budsjett ha mening som et aktivt styringsverktøy for selskapet, er oppfølgings- og evalueringsaspektet avgjørende.

Anbefalt: 6 tips til bedre kontroll på likviditeten i selskapet
Implmenteringsprosess%20%C3%B8konomisystem%20xledger
8 ting du må tenke på når du skal implementere et økonomisystem
I prosessen med å bytte et økonomisystem er implementeringen en viktig fase. Dette bør du vite!

OM VIEW LEDGER

Vi tilbyr det skybaserte
økonomisystemet Xledger,
regnskaps- og lønnstjenster
og økonomisk rådgivning. 


KONTAKT OSS