Det å starte egen bedrift er spennende! Veien fra en drøm og en forretningside til et produkt eller en tjeneste i markedet kan nok oppleves som kronglene, og byr definitivt på en del utfordringer. Som bedriftseier er det hele tiden mange vurderinger og avgjørelser en står ovenfor i en oppstartsfase, som krever kompetanse og innsikt fra ulike fagfelt innen forretningsdrift. Vi vet mange oppstartsbedrifter ofte ikke har ressurser til å håndtere alle oppgaver som ikke handler om kjernedriften.
Økonomi og regnskap, som er et av VIEW sine ekspertisefelt, er imidlertid noe du som gründer bør prioritere å få god kontroll over i din bedrift og lage en plan for- fra første stund. I denne artikkelen deler vi noen tips fra våre regnskapsførere om hvordan få en god start på reisen som oppstartsbedrift- med fokus på økonomi- og virksomhetsstyring.
1. Finne riktig selskapsform/struktur
Noe av det aller første spørsmålet som dukker opp i oppstarten, handler om selskapsstruktur. Alle som starter en bedrift, må ta stilling til hvilken selskapsform de skal velge. Skal du satse på et ENK eller et AS? Bør du sikre fleksibilitet ved å etablere et holdingselskap med en gang? Hvordan bør eierstrukturen se ut dersom dere er flere gründere?
AS eller ENK?
De ulike selskapsformene har både fordeler og eventuelle ulemper. En av de viktigste faktorene når du skal velge selskapsform handler om risiko forbundet med det du skal drive med. Dersom det er stor risiko knyttet til kapital, investeringer og marked, bør du sørge for at du ikke selv står personlig ansvarlig hvis det skulle gå galt. Da er et AS det beste alternative for deg. Det er imidlertid også verdt å merke seg at dersom du ikke har råd til å ta ut lønn i ditt Aksjeselskap, får du også mindre i trygderettigheter fordi du ikke har noe inntektstap.
Et enkeltpersonforetak derimot er enkelt å opprette, enkelt å administrere og har ingen krav til startkapital. Det har færre formelle krav, og gir stor frihet for innehaveren fordi du kan bruke pengene som du ønsker. Siden overskuddet regnes som personlig næringsinntekt står man fritt til å ta ut penger etter eget ønske. Det overskuddet utløser skatt og høyere trygdeavgift, men ikke arbeidsgiveravgift som i et AS.
Ulempen er nettopp at du i et ENK står personlig ansvarlig for selskapets forpliktelser, og kan risikere og gå personlig konkurs. Fordi du ikke anses som ansatt i et ENK, har du heller ikke de samme rettighetene rundt sykepenger, dagpenger eller diettgodtgjørelser. Du må også betale arbeidsgiveravgift av lønn til deg selv. Dette er en kostnad i regnskapet ditt, og det kan fort være en likviditetsmessig utfordring, spesielt i en oppstartfase.
Holdingselskap
Det kan være lurt å vurdere en holdingstruktur dersom du planlegger å ta ut utbytte for å gjøre investeringer i andre forretningsområder i selskaper du har. Et holdingselskap blir en slags buffer eller et mellomledd mellom ditt eget private selskap og driftsselskapet, og gir stor grad av fleksibilitet spesielt ved utbytte eller salg med gevinst er det skattemessig gunstige fordeler. En riktig oppsatt holdingmodell vil også redusere risikoen for at all virksomhet går over ende om en delvirksomhet svikter.
Les også: Hvorfor og hvordan opprette holdingselskap?
Vi snakker ofte med gründere og bedriftseiere som er usikre på hvordan de skal gå frem når det gjelder å sette opp en selskapsstruktur. Vår rolle er å synliggjøre de ulike alternativene, og deretter sørge for at prosessen går riktig og effektivt for seg, slik at du kommer i gang med din virksomhet så fort som mulig.
2. Overhold lovpålagte forpliktelser
Uansett selskapsform og struktur, har du som bedriftseier forpliktelser hva gjelder lover og frister fra myndighetene og ovenfor eventuelle ansatte.
I utgangspunktet er selve regnskapsføringen og årsoppgjøret noe alle bedrifter kan velge å gjøre selv, dersom de har kompetansen. Det å navigere i dette landskapet kan for mange oppleves som krevende, derfor er dette også ofte hovedgrunnen til at oppstartsbedrifter velger å sette bort regnskapet til fagfolk. Det tar mye tid og fallgruvene er store.
Konsekvensene av brudd på regnskapsloven kan resultere i både bøter, konkursbegjæring og i verste fall fengselsstraff for de ansvarlige. Med fare for å skape frykt ønsker vi kun poengtere at her lønner det seg ikke å ta noen snarveier, men heller komme riktig ut fra start.
Når det gjelder krav og regler fra myndighetene, så handler dette mye om korrekt innrapportering og betaling av skatter og avgifter, samt innsending av bedriftens årsoppgjør eller egen skattemelding.
Dersom bedriften din er mva- pliktig, må du passe på å betale og rapportere inn merverdiavgift annenhver måned. Du som driver enkeltpersonforetak må levere skattemeldingen, mens aksjeselskap har tillegg plikt til å levere et årsregnskap. Som arbeidsgiver er det også en arbeidsgiveravgift som skal betales.
Har du ansatte er det en rekke ting du er forpliktet til å sørge for kommer på plass, mange av de er også lovpålagte. Det kan handler om skattetrekk, rutiner og rapportering for sykefravær, arbeidsavtaler, yrkesskade- og ansvarsforsikringer og pensjonsavtaler- for å nevne noen.
Med fare for å forvirre leseren enda mer nå vil vi bare poengtere at hva din bedrift plikter å gjøre i henhold til loven, er viktig å sette seg inn i og varierer fra type virksomhet og bransje. Dersom du er usikker, pass på å få gode råd fra folk som kan reglene for å unngå å havne i klammeri med loven.
3. Få på plass gode faktureringsrutiner
Det å få betalt for varene og tjenestene dine er selvfølgelig helt elementært for å drive en bedrift. Det er en del ting knyttet til betaling og fakturering som kan bidra til at dette går raskere og riktigere for seg.
Under får du noen tips til hvordan få på plass gode faktureringsrutiner i din bedrift.
- Vi starter med det helt banale, nemlig det å sørge for at du faktisk har de riktige juridisk opplysningene om kundene dine. Det å være slurvete med å innhente korrekt informasjon om kunden din, kan resultere i forsinket betaling.
- Kan du redusere betalingstiden fra 30 dager til 14 eller 7 dager?
- Blir det vanskelig å redusere betalingstiden, kanskje du kan tilby oppdeling av store fakturaer – i stedet for å utsette fristen
- Det bør også være en målsetting å ha kortere kredittid på kunder enn den kredittid du har hos leverandørene dine
- Bruk EHF-faktura, og gjerne vær tydelig med kundene dine at det er dette formatet du ønsker skal brukes
- Kan du gjøre det enklere og mindre friksjonsfritt for kunden din å betale igjennom andre betalingsløsninger enn faktura, for eksempel Vipps, Klarna eller PayPal?
- Gode rutiner for kredittsjekk kan i høyeste grad være med på å redusere risiko for forsinket innbetalinger
- Gode rutiner for fordringer og purringer i økonomisystemet er lurt å sette opp for å spare tid og redusere tap på fordringer
Det å ha gode faktureringsrutiner bidra til en bedre likviditet for bedriften. Det er ikke bare i forbindelse med rapportering til myndighetene at “the stakes are high”, for konsekvensene ved dårlig likviditet er store, og er faktisk den aller vanligste grunnen til at oppstartsbedrifter går over ende. Derfor er det viktig at du som gründer forstår virksomhetens cash flow og hvordan denne påvirker driften både på kort og lang sikt.
4. Ha kontroll på likviditeten
Kontroll på likviditeten er helt essensielt for å holde bedriften på bena og skape litt forutsigbarhet- selv i en usikker oppstartstid. Dårlig likviditet har ofte også ringvirkninger som økte utgifter gjennom purregebyrer, inkassokrav og ødelagte relasjoner.
Derfor er det viktig å være klar over hvilke tiltak og rutiner som kan innføres, for å sikre en kontroll og oversikt. Da er du også bedre rustet til å tidlig kunne avdekke faktorer som kan føre til ineffektiv pengestrøm og dermed true selskapets fremtid.
Det er flere ting enn gode faktureringsrutiner som kan påvirke din likviditet på en positiv måte.
- Sørg for å ha et økonomisystem som gir deg gode, både ferdige og skreddersydde rapporter om “siste nytt” fra bedriftens regnskapstall
- Dersom du vil ha et mest mulig riktig bilde av selskapets økonomiske status, er du avhengig av at dine bilag kommer løpende inn slik at det ikke forsinker rapporteringen. Derfor anbefaler vi at du har effektive løsninger som legger til rette for at bilag er enkelt for deg å få inn i systemet. Som for eksempel ved EHF og innsending av bilde/mail fra bilag fra telefonen.
- Lag et likviditetsbudsjett og legge det inn i økonomisystemet ditt. Følg utviklingen tett ved hjelp av budsjettet og kortere prognoser
- Mange økonomissystemer har gode, ferdige maler for dette, men et likviditetsbudsjett bør inneholde oversikt over løpende inntekter og kostnader, periodiske utgiftsposter slik som mva og feriepenger
- Har du et lager? Se om du kan optimalisere rutiner for lager og innkjøp.
- Kan det være fornuftig å heller lease enn å eie utstyr i en oppstartsfase?
- Har du behov for fleksibel kapital? Da kan det lønne seg for muligheten for fakturakjøp eller kreditt?
- Kan du forbedre din forretningsplan for å tiltrekke deg flere investorer?
Mange av disse tingene og spørsmålene krever en dyp kompetanse for å få gode svar på. Skal du lykkes med likviditetsarbeidet og planleggingen må du kunne bruke regnskapet aktivt og ha effektive systemer for god oversikt.
Mange oppstartsbedrifter har ikke muligheten til å ha en egen økonomiansvarlig inhouse i begynnelsen, fordi de må prioritere kompetanse på kjernedriften. Derfor er det lønnsomt å huske på at du kan involvere din regnskapsfører i alle disse avgjørelsene. En regnskapsleverandør kan ofte bidra inn med bred kompetanse og erfaring fra lignede bransje og kunder, og fungere som din støttespiller i økonomiske spørsmål.
Les også: Flere tips for bedre likvidtet i bedriften
5. PS: Ikke vent for lenge med hjelp
Aller sist. Vi kommer dessverre ofte i kontakt med bedriftseiere som har latt det “gå litt for langt” hva gjelder en uryddig økonomi. Det tar mye tid å rydde opp i, og i verste fall kan det være vanskelig å redde situasjonen, både i forhold til myndighetene og bedriftens likviditetsevne.
Dersom kunnskapen eller tiden ikke strekker til for å ivareta oppgaver knyttet til økonomi, regnskap og lønn, bør ikke regnskapsfører være en utgiftspost du dropper. Spesielt ikke i en sårbar oppstartsfase. Se heller etter en leverandør som har fleksible tjenester, slik at du kan skalere opp og ned etter behovene i din bedrift. Det blir rimeligere og mer forutsigbart, og du kan dra nytte av økonomikompetanse uten å ha den inhouse.
Les også: Dette er fordelene med fastpris på regnskap
