4 tips til hvordan samarbeide effektiv med regnskapsfører

Når du velger å bruke en regnskapsfører er du i trygge hender. Du kjøper hjelp til å holde regnskapet løpende korrekt, og du får tilgang til et system som holde deg oppdatert på din økonomisk status. Selv om det er regnskapsføreren som sitter på fagkompetansen, er denne personen også avhengig av noe input fra deg for å lykkes enda bedre med å hjelpe din bedrift. Det er spesielt fire ting vi mener er viktig for å samarbeide effektiv med regnskapsfører.

1. Tidsfrister og bilag

I et samarbeid er dette med frister viktig for effektivitet. For at regnskapsføreren skal sørge for raske prosesser for deg, er din viktigste oppgave å få inn bilagene i tide.

Alle fristene for bilag må være avklart og tydelig for begge parter i starten av et samarbeid. Tidsfrister for bilag avhenger av hva din bedrift skal rapportere til myndighetene, og av hvor hyppig du selv ønsker status-rapporteringen om egen økonomi.

Er bedriften din moms-registrert for eksempel, vil det være frister i forhold til moms-rapportering annenhver måned.

Dersom du vil ha et mest mulig riktig bilde av selskapets økonomiske status, er du avhengig av at dine bilag kommer løpende inn slik at de ikke forsinker rapporteringen.

Derfor anbefaler vi at du har effektive løsninger som legger til rette for at bilag er enkelt for deg å få inn i systemet. Som for eksempel:

  • Faktura kommer inn på EHF
  • Enkelt å ta bilde/sende inn bilag fra telefonen
  • Videresende fra mail til bilagsmailen inn i systemet

Det aller mest effektive og det du bør sikte mot, er å få alle bilag rett inn i systemet uten å gå via regnskapsfører først. Det resulterer i en raskere og rimeligere prosess for deg som kunde, og du vil samarbeide effektiv med regnskapsfører. Win win.

Anbefalt: 5 oppgaver som bør automatiseres i regnskapet

2. Informasjon og avvik

Punching av bilag er ikke noe en regnskapsfører skal bruke mye tid på. Ved hjelp av et automatisert bilaggsmottak og AI/maskinlæring vil stadig færre bilag trenge hjelp i bokføringsprosessen. Men, selv om bilagsmottaket er heldigitalt med kontering- og bokføringsforslag, vil det alltid være noen avvik og ting som dukker opp som krever en avklaring.

For at din regnskapsfører skal slippe å stille så mange spørsmål og måtte vente på svar fra deg, kan du som kunde bruke systemet for å legge inn kommentarer der det er avvik. Ting som er selvsagt for deg, er ikke nødvendigvis selvsagt for den som håndterer regnskapet.

Det å gi informasjon er spesielt viktig hvis det har vært hendelser som avviker fra normalen. Det kan for eksempel handle om kommentarer som viser hvordan de ulike kostnadene knytter seg til næringen. Eller hvordan innkjøpt utstyr knytter seg til driften eller om reisekostnader du har knytter seg til en bestemt jobb eller til en spesifikk faktura som er sendt.

Dette er nyttig informasjon for din regnskapsfører, og vil bidra til en korrekt bokføring og være effektivt både med tanke på tidsbruk og for å redusere misforståelser.

3. Involvering

Hverdagen kan være hektisk og ukene kan oppleves å gli fort forbi. Derfor er det viktig å avtale noen faste møtepunkter i løpet av et år, sånn at det blir en viss forutsigbarhet i kommunikasjonen mellom deg og din regnskapsfører.

Nøkkelen til å få mest mulig ut av samarbeidet med din regnskapsfører handler om å involvere personen i hva som foregår i selskapet. Det kan være fort gjort at praten i møtene handler mest om frister, feil og mangler i bilag og dokumentasjon. Dette er selvfølgelig viktig informasjon, men vi anbefaler også å sette av tid til å involvere regnskapsføreren i forretningsdriften.

Dersom din regnskapsfører skal kunne komme med innspill og være proaktive ovenfor deg og selskapet, må de kjenne til forretningen og få muligheten til å sette seg inn i utfordringer. Da er det store sjanser for at du kan få gode råd, og ta del i erfaringer fra andre kunders suksess gjennom din regnskapsfører. Det kan handle om rigging av selskapsstruktur, likviditetsutfordringer, vurderinger i en vekstfase eller skattemessige spørsmål.

Uansett hva det er så er det helt sikkert at jo bedre dere lærer hverandre å kjenne, desto lettere går dialogen og jo mer verdifull blir den. Da vil du i større grad kunne oppleve å ha en regnskapsfører som jobber mot de samme målene som deg og kunne dra maksimalt nytte av kompetansen.

Anbefalt: 3 måter regnskapsføreren hjelper deg ta bedre beslutninger

4. Bruk systemet

Vi har allerede vært inne på flere eksempler der du som kunde gjør ting inne i systemet. Selv om du har en regnskapsfører som tar seg av det meste i ditt regnskap, bør du sette av tid til å bruke systemet for å holde oversikt og kontroll.

Vi anbefaler at du bli kjent med mulighetene i systemet og ta del i eget regnskap. Sett opp rapporter sammen med din regnskapsfører med de KPI`ene og nøkkeltallene som er viktig for deg, og følg med på utviklingen.

Still spørsmål til regnskapsføreren din dersom du lurer på noe eller savner informasjon du ønsker lettere tilgjengelig. De fleste systemer i dag gir mulighet for skreddersydde dashboard basert på både rolle, mål og flater.

Det lønner seg å være på hugget når det kommer til økonomien i bedriften, og med et effektivt økonomisystem og en dyktig regnskapsfører er forutsetningene gode for nettopp dette.

Anbefalt: Dette bør du vite om økonomisystemet din regnskapsfører bruker

Vil du lese flere artikler som denne?
Meld deg på vårt månedlig nyhetsbrev!

Har du spørsmål? Kontakt oss her