I et samfunn preget av høy endringstakt, er det de som evner å omstille seg som lykkes inn i fremtiden. Selv om økonomiavdelinger jobber på ulike måter og mot ulike mål, er det noen fellesnevnere for suksess. Nemlig et ønske om å være mest mulig effektiv i produksjonen og mest mulig presis i økonomistyringen.

PWC har over flere år kartlagt hvor langt et knippe norske og internasjonale selskaper og deres økonomifunksjoner er kommet på den digitale reisen, og hvor kostnadseffektive de er. Undersøkelsen fra 2021 viser at de dyktigste øker forspranget betraktelig, og at det aldri før har vært større avstand mellom de beste og de gjennomsnittlige.

Og det ganske åpenbart at det å investere i og unytte systemer og ny teknologi, spiller en stor rolle for forspranget. Nedenfor peker vi på 3 teknologitrender vi mener vil gi din økonomiavdeling et forsprang inn i 2023.

#1 Teknologi som automatiserer i ERP-systemet

I Gartner sin undersøkelse «Top Priorities for Finance Leaders in 2022» svarte de aller fleste Økonomiledere at de ønsker å automatisere flere av de daglige oppgavene i økonomiavdelingen. Undersøkelsen viser også at de færreste faktisk hadde oversikt over hvilke oppgaver som tok mest tid og hvordan gjøre noe med det.

ERP-systemet som hub

Skal du lykkes med en effektiv økonomiavdeling er det viktig å investere i det som kan redusere omfanget av manuelle prosesser og arbeidsoppgaver. Og spesielt de som gjøres daglig og ukentlig i ERP-systemet ditt.

Det første steget på veien, mener vi handler om å ha et system som har standardiserte prosesser med stor grad av automatikk. Ikke bare finnes det systemer som automatiserer enkeltoppgaver, men som også standardiserer en større del av selve arbeidsflyten i økonomifunksjonen. På denne måten kan du ta del i effektive prosesser og samkjøre flere oppgaver i avdelingen.

Eksempler på sånne arbeidsprosesser kan være:

• automatisk bilagsregistrering med forslag til kontering og attestasjon
• automatisering av internkontrollen for godkjenning av kostnader og utbetalinger
• at betalinger gjøres fra økonomisystemet
• automatisk bankavstemming
• prosesser for prosjekthåndtering, fra timeføring, og ressursplanlegging til regnskap og fakturering
• enkel og rask tilgang til standard-rapporter, som for eksempel likviditetsanalyser eller budsjett

De beste systemleverandørene investerer i gode brukeropplevelser og funksjonalitet som reduserer og samkjører manuelle prosesser. Derfor bør økonomiavdelingen strekke seg langt for å tilpasse egne arbeidsprosesser til systemet, og ikke omvendt. Spesialtilpassede løsninger skaper utfordringer ved endringer eller oppgraderinger, som ofte betyr økte kostnader og frustrerte brukere.

Kunstig intelligens og AI

Kunstig intelligens er bygget inn i noen ERP-systemer, og er en viktig forutsetning for utvikling av bedre arbeidsprosesser. Denne teknologien kan være tilgjengelig for deg i systemet, for eksempel i et bilagsmottak som forstår ulike bilag og etter hvert kjenner igjen mønstre.

Dette vil effektivisere hele bokføringen med konteringen og attestering. Dersom dette ikke ligger som en del av ditt system, har du muligheter til å koble på en ekstern løsning for å håndtere dette.

Leverandører av ERP-systemet får tilgang til store datamengder igjennom sine kunder som kan danne et godt grunnlag for å designe effektive algoritmer for automatisering videre.

I noen tilfeller vil det være hensiktsmessig å benytte andre AI-løsninger som ligger utenfor ERP-systemet for å få fart på daglige oppgaver. Det finnes flere leverandører i dag som har spesialiserte AI-løsninger for ulike områder, som for eksempel fakturaprosessen.

Håndterer din økonomiavdeling et stort volum av inngående faktura (fra 5 000 i året), kan det være mer effektivt å koble på kunstig intelligens som prosesseres bilagene i et forsystem, for så å sende disse til ditt økonomisystem. På denne måten jobber du i ditt eget økonomisystem, men får forsterket funksjonaliteten ved en tredjeparts AI-løsning.

Vi samarbeider med to av de ledende leverandørene på markedet, Propell.ai og Semine, og hjelper kundene våre med å spare mye tid på håndtering av fakturaer.

RPA for kortsiktig støtte

Foruten om funksjonaliteten som finnes og stadig utvikles i moderne økonomisystemer finnes det også andre måter å effektivisere oppgaver på, som robot-teknologien RPA (Robotic Process Automation).

Enkelt forklart er dette en måte å automatisere en manuell prosess ved at RPA-roboten jobber i brukergrensesnittet til systemet, akkurat som oss mennesker. For eksempel håndtering av mva-avstemminger eller godkjenning av mindre reiseregninger. Spesielt er det tilfellene der repetitive oppgaver som å “flytte” ting fra et system til et annet, og det ikke er mulig med en integrasjon at RPA kommer til sin fulle utnyttelse.

Allikevel er slike roboter i stor grad laget for å kompensere for manglende støtte for automatisering i systemer. Tenk over hvilke oppgaver hos deg som ikke krever spesifikke menneskelige egenskaper, har et høyt volum og dermed kanskje kan erstattes av RPA-teknologi.  

Her kan det være en del å hente (spare) på kort sikt, men ikke la dette erstatte “dårlige” systemer. Sørg for å være oppdatert på hva som finnes på markedet slik at du har et ERP-system som i stor grad har den funksjonaliteten du trenger, og ikke minst muliggjør integrasjoner – som er neste teknologitrend vi skal diskutere.

#2 Teknologi som effektiviserer infrastrukturen

Det er ikke bare oppgaver i ERP-systemet som bør kunne gjøres effektivt. Økonomiavdelinger er avhengig av informasjon fra flere kilder og systemer, og har oppgaver som må løses utenfor økonomisystemet. Dersom du kjenner deg igjen i dette, er det lurt å kartlegge hvordan viktige forretningssystemer kan kommunisere sammen med ditt ERP-system.

Hvordan den underliggende infrastrukturen er satt sammen i selskapet har stor betydning for effektiviteten og kan være en bremsekloss for innsamling av informasjon.

Integrasjoner mellom systemer

Det kan være vanskelig å finne et system som dekker absolutt alle økonomiprosessene i selskapet så effektivt som du skulle ønske. Det kan handle om behovet for spesifikke fagsystemer for eksempel for timeføring, innkjøp, ordre eller fakturering. Gode integrasjoner kan spare avdelingen for mye tid og ikke minst redusere feil.

For å oppnå dette må ERP-systemet ditt ha åpne eller velutviklete APIer, slik at du enkelt kan koble på andre systemer og dele data. Det er ikke særlig 2023 med manuell overføring av timer eller reiseregninger, eller manuell import av salgstall eller ordregrunnlag til økonomisystemet.

Mange systemer i dag kommer kanskje med noen ferdige integrasjoner (out-of-the-box løsninger) som raskt kan tas i bruk. Ulempen er at du blir bundet til det ferdige formatet, med få muligheter til tilpasninger.

Ofte kommer du langt med dette, mens i andre tilfeller der behovene blir litt mer komplekse krever det en “ny sti” inn i systemets API. De siste årene har vi opplevd å få flere henvendelser fra selskaper som ønsker noe mer enn «out the box» løsninger, og har tydelige krav til hva som må løses på en bedre måte. For mulighetene er mange når teknologien legger til rette for det.

• Vår kunde, Peak Shipping, har gjennom en integrasjon mellom Xledger og det operasjonelle systemet Dataloy VMS strømlinjeformet sine prosesser, og får kalkulert finansielle og operasjonell informasjon flere ganger om dagen for sanntidsdata over shippingvirksomheten globalt.
• Kitchn har integrert kassene- og nettbutikkene sine med ERP-systemet, slik at tallene kommer raskt inn uten at de må bearbeides manuelt.
• Repstad Anlegg sparer mye tid på at timefangsten overføres fra fagsystemet SmartDok til Xledger, og legger grunnlaget for hele lønnskjøring.
• Alpinco (eier av alpinanleggene i Hafjell og Kvitfjell) ønsket å samle nøkkeltall fra booking, kassesystemer og heiskortsystemer i økonomisystemet. Vi løste dette i Xledger, og deres CFO Terje Mosveen har en unik oversikt på konsernnivå.

Eksemplene er mange! Poenget er at en dialog rundt dagens utfordringer med din leverandør, kan fort resultere i at store hindre blir til springbrett.

Husk på at en god dataflyt mellom systemer også åpner for at regnskapstallene kan holdes oppdatert fortløpende. På denne måten får økonomifunksjonen et mer tidsriktig og presist bilde. Ikke minst et bedre beslutningsgrunnlag for forslag til ledelsen og styret.

#3 Teknologi som bidrar til bedre beslutningsgrunnlag

Økonomiavdelingen sitter utvilsomt på mye verdifull informasjon om selskapets økonomi og forretning. Men selve arbeidet rundt innsamling, strukturering og rapportering av data kan være tidkrevende. Ikke minst vanskelig dersom du ikke har de riktige verktøyene.

Utfordringen med mye data ligger i hvordan greie å nyttiggjøre seg av den og skape verdi. De økonomiavdelingene som bruker teknologi som støtte i denne prosessen, vil få et stort konkurransefortrinn i forhold til å oversette informasjon til strategi, mål og planer for fremtiden.

ERP–systemet

Økonomisystemet er en viktig brikke i det å kunne få oversikt over dagens situasjon og planlegge veien videre. Derfor må systemet ha god funksjonalitet for å lage egne ferdige rapporter basert på roller, ønskede KPI’er og sette opp dashbord som gir mening for deg og andre i selskapet.

For eksempel kan det være interessant for en daglig leder å få en rask status på hvordan selskapet ligger an i forhold til budsjett eller se løpende likviditetsprognoser. Mens for en CFO kan det være andre KPI’er som er nyttig å følge, som likviditetsprognoser eller faktureringsgrad. Dette er data som enkelt må kunne visualiseres for brukeren.

Noen selskaper har for øvrig svært komplekse behov for rapportering. Og dersom du begynner å se at økonomisystemet du bruker i dag ikke klarer å tilgjengeliggjøre informasjonen du trenger, så finnes det flere analysemuligheter.

Business Intelligence for en rikere rapportering

I dag har bedrifter faktisk muligheten til å samle inn veldig mye data på tvers av hele virksomheten, og det finnes flere typer av slike BI-løsninger som gjør dette.

Power BI er et slikt verktøy som forenkler prosessen ved datainnhenting, datamodellering, visualisering og rapportering – fra flere kilder. Power BI legges på toppen av dine data for å bygge skreddersydde rapporter og se sammenhenger, og hjelper deg med å lage nye rapporter og visualisere nøkkeltall på tvers av selskapet.

Poenget med BI-verktøy er at de kan brukes på data fra flere kilder, som for eksempel som regnskap, prosjekt, produksjon osv. Du kan også benytte data fra flere forskjellige datakilder i samme rapport for mer innsikt, og dele disse med tilgangsstyring på tvers av avdelinger. Microsoft har løsninger for dette og det finnes mer spesialisert løsninger som Profitbase.

Dette er nok aller mest brukt av større selskap i dag, men vi ser en sterk vekst i etterspørsel fra mellomsegmentet med mindre virksomheter også. Flere av løsningene har grensesnitt som bli mer og mer brukervennlig slik at terskelen for å komme i gang bli lavere for flere. Utfordringen med slike verktøy er at du fort kan rote deg bort i alt for mye informasjon som ikke gjør avdelingen klokere, men mer forvirret.

AI og maskinlæring for å se mønstre

Gartner forventer at innen 2025 vil de økonomifunksjonene som bruker AI og maskinlæring til å automatisere og forbedre sitt beslutningsgrunnlag, spare mellom 30 – 50% av tiden brukt på analyse og rapportering. Ikke minst få en mye bedre innsikt i sine egne data.

AI- teknologi har en evne til å lese en enorm mengde data, og kan derfor brukes til raskere og mer presis analyse og prediksjon av data i selskapet.

Eksempler på bruksområder:

• Prediktiv analyse for bedre beslutninger om for eksempel produksjon og strategi
• Innsikt i forfallsdatoer og betalingsbetingelser kan benyttes til aktiv likviditetsstyring
• Forebygging av svindel ved å redusere fishing
• Beregne karbonrapporter ved å la teknologien analysere karbonavtrykket til bedriften ved å se på fakturaer og leverandører.
• Brukes i bærekraftrapporteringen til selskapet
• Kartlegging av avtaler, for forhandling av bedre betingelser

Fordi AI– og maskinlæring er teknologier som må trenes, trenger algoritmen tid på å lære ditt selskap å kjenne. Det betyr at de som starter tidlig med dette vil få et naturlig forsprang. Økonomiavdelingen vil også få gode erfaringer for nye bruksområder og piloter på nyheter fra leverandører. AI – løsninger er i sterk vekst i dag, og det kommer stadig nye bruksområder som kan knyttes direkte til det å drive lønnsom forretning.

Selv om det kan høres litt sånn ut av og til, så er jo ikke teknologi magi. Det er til syvende og sist menneskene som må lese analysene og ta beslutningene på vegne av selskapet.

Men, det ligger så enormt potensiale i å bruke teknologi for forbedring i økonomiavdelingen, så det handler i bunn og grunn om å komme i gang og evne å ta i bruk de hjelpemidlene som finnes. For en ting er sikkert, det kommer til å komme stadig flere av dem i fremtiden.