7 tips for gode faktureringsrutiner (og bedre likviditet)

Gode faktureringsrutiner henger tett sammen med bedriftens likviditet, og derfor bør bedriftseiere prioritere å få på plass effektive rutiner for både betingelser, fakturering og oppfølging.

1. Riktige og tydelige opplysninger

Vi starter med det helt banale, nemlig det å sørge for at du faktisk har de riktige juridisk opplysningene om kundene dine. Det å være slurvete med å innhente korrekt informasjon, kan straffe seg senere.

  • Fakturerer du korrekt selskap?
  • Sørger du for at fakturaene dine inneholder riktige opplysninger som kontaktperson og prosjekt? På denne måten er det mer sannsynlig at selskapet mottar betalingen til forfall, og betaler i tide.
  • Er vilkårene i avtalene dine forståelige og tydelige for kunden? Spesifiser hva som gjelder på kredittid, forsinkelsesrente og øvrige leveringsvilkår, slik at kunden vet hva som forventes.
  • Se også på selve fakturaene. Er fakturagrunnlaget utfyllende og oversiktlig? Hvis ikke kunden forstår fakturaene, kan det ta lengre tid før de betaler den.
  • Bruk KID på fakturane, da vil betaling registreres automatisk mot faktura og du slipper et manuelt og forsinkende ledd
  • Pass også på at de oppfyller kundenes forventinger i forhold til det som er avtalt på forhånd. Det er aldri noen god ide og legge inn punkter man ikke har kommunisert på forhånd.

2. Betalingsfrist

Før tok det tid å få en faktura sendt og behandlet i økonomisystemet. Den tiden er forbi, og derfor også kanskje behovet for å ha en 30 dagers betalingsfrist som standard. I mange tilfeller godtar nok mange av kundene dine en kortere frist dersom du spør. Det bør også være en målsetting å ha kortere kredittid på kunder enn den kredittiden du har hos leverandørene dine, for å unngå unødvendig likviditetspress. Legg dette inn in dine faktureringsrutiner.

Blir det vanskelig å redusere betalingstiden, kan du se på mulighetene for å tilby oppdeling av store fakturaer – i stedet for å utsette fristen. Slik sikrer du at noe av beløpet kommer inn, i stedet for å vente på alt.

Det kan være smart å få på plass rutiner rundt utleveringsstopp eller arbeidsstans på kunder som ikke betaler. Det å utstede rentenotar har en positiv og oppdragende effekt på kundemassen.

3. Gjør betaling enkelt for dine kunder

Hvordan du tar betalt for dine varer og tjenester, kan være med på å redusere eller øke likviditeten. Kan du gjøre det enklere og mindre friksjonsfritt for kunden å betale? Mange leverandører i dag tilbyr ulike typer betalingsmuligheter som for eksempel faktura, kortbetaling, Paypal og autogiro. Kanskje finnes det andre betalingsmuligheter der du kan få inn pengene raskere fra kundene dine.

Noen eksempler kan være å tilby betaling via Vipps, Klarna, ApplePay, GooglePay eller Paypal. Vipps og Klarna blant annet tilbys både til privatpersoner og bedrifter, og kan bli en integrert løsning i økonomisystemet ditt. Det bør også være friksjonsfritt for deg å behandle betalingen, heller enn å skape mer administrasjon. Da går vinning opp i spinninga.

Apropos det å spare tid. Sørg for å bruke EHF faktura, og gjerne vær tydelig med kundene dine at du ønsker at dette formatet skal brukes. I dag bør de fleste bedrifter kunne motta EHF direkte i sitt økonomisystem. Dette er billigere, mer miljøvennlig og øker sjansen for at de når avsender med riktig informasjon tidligere. 

4. Kredittsjekk

Før du inngår et kunde- eller leverandørforhold kan det være lurt å sjekke kredittverdigheten. Kredittsjekking av selskap har eksistert veldig lenge, men vi får inntrykket av at mange bedrifter ikke ser verdien å bruke denne muligheten for å redusere risiko for tap på fordringer og få bedre faktureringsrutiner.

Kredittsjekking er en god ide, men det bør også kunne gjøres effektivt via ditt økonomisystem. Flere systemer tilbyr kredittsjekking av nye kunder og løpende kredittovervåkning på eksisterende. Informasjonen lagres ofte på kunde/leverandør-kortet og du vil ha tilgang på informasjonen til enhver tid. Gode rutiner for kredittsjekker kan i høyeste grad være med på å redusere risiko for forsinket innbetalinger.  

5. Fordringer

Det vil alltid være noen kunder som av ulike årsaker ikke betaler deg i tide. Dersom du er uheldig og opplever mye fordringer, er det viktig at du har faktureringsrutiner og prosesser på plass slik at du håndterer dette effektivt.

Fordringer kan ta tid å kreve inn, så her anbefaler vi gode rutiner i økonomisystemet og bruk av EHF- faktura. Vi anbefaler at du setter opp automatiske prosesser for utsending av purringer, purregebyr og inkassovarsel.

Noen ting det kan være verdt å merke seg:

  • Husk å oppgi forfallsdato på faktura
  • Ved å bruke EHF – formatet kan du automatisere purring og matche purring mot faktura
  • Etter forfall er det fritt opp til deg hvor lenge du vil vente med å purre på innbetalingen, og hvor mange ganger du vil purre før du eventuelt sender inkassovarsel
  • Ønsker du å ta purregebyr må du vente minst 14 dager etter opprinnelig forfall med å purre eller sende inkassovarsel. Du kan maksimalt avkreve to purregebyr
  • Hvis du ikke har avtalt særskilt forsinkelsesrente kan du maksimalt kreve den satsen som er fastsatt av Finansdepartementet
  • Dersom du av tidsmessige grunner ser at selskapet ikke klarer å håndtere fordringene selv, finnes det flere tjenester på markedet i dag som tilbyr hjelp.

Factoring er en av disse tjenestene, der en aktør tar over selskapets fordringer og har ansvaret for hele prosessen rundt innkreving av pengene. Pengene kommer inn på selskapets konto like etter fakturaen er sendt til kunden. Spesielt selskaper som har en relativt stor fordringsmasse, store kunder og bruker mye ressurser på administrasjon, kan forbedre kontantstrømmen og spare mye tid på en factoring-avtale.

Ulempen er at factoring ofte er veldig dyrt. I tillegg kan det være noe annerledes flyt av informasjon som gir mer administrativ jobb i regnskapet.

Fakturakjøp har blitt mer utbredt nå, og det finnes flere leverandører som tilbyr tjenesten rett fra økonomisystemet ditt. Dette gjør det enkelt for bedriften å selge fakturaer i systemet og få umiddelbar tilgang på frisk kapital. 

Igjen, dette kan også bli dyrt og brukes vanligvis ikke som en varig løsning, men mer som en rask tilgang til kapital i perioder. For eksempel i en oppstartsfase eller ved perioder med ekstra høye utgifter fra leverandører eller høye lønnsutbetalinger.

6. Leverandører

De fleste bedrifter har flere leverandører eller samarbeidspartnere som de kjøper tjenester eller produkter av. Det å forhandle frem gode avtaler er viktig for å sikre fordelaktige betingelser, som for eksempel konkurransedyktige priser, fleksibel kreditt og stordriftsfordeler.

Vi var inne på det litt lengre oppe i artikkelen, men hovedregelen her bør være at du har kortere kredittid på kunder enn den kredittiden du har hos leverandørene dine, for å unngå unødvendig likviditetspress. Så fremt det ikke påløper renter på kredittiden hos leverandører, vil dette påvirke likviditeten til selskapet positivt.

Vi har samlet noen flere tips under som det kan være verdt å ta stilling til for å forbedre fakturarutinene mot dine leverandører.

  • Unngå forskuddsbetaling til leverandører.
  • Kan du samle flere tjenester hos en leverandør?
  • Er selskapet er del av et konsern eller kan det slå seg sammen med samarbeidspartnere for å oppnå stordriftsfordeler? Å handle større volum fører som oftest til reduserte priser.
  • Ha en løpende evaluering av selskapets leverandører med hensyn til pris, leveranse og betingelser. Det kan også være lurt å se hvilke alternative leverandører som finnes. Kanskje er det andre som kan gi deg bedre betingelser, som for eksempel raskere leveringstid eller bedre kvalitet.
  • Dersom du ikke rekker en betalingsfrist, så ta raskt kontakt med leverandøren. Forklar situasjonen slik at dere kan se på alternative løsninger. Du vil unngå dårlig stemning med kreditorene, så en god dialog hele veien er viktig å prioritere

7. Har du stort volum av bilag?

Kunstig intelligens eller AI finnes i dag overalt i dagliglivet vårt, i alt fra telefoner, høyttalere til inni bilen. Mer nytt er det at AI stadig blir mer og mer aktuelt for næringslivet, og regnkapsbransjen er intet unntak. Snarere kanskje den bransjen det spås raskest utvikling i automatiserte oppgaver.

Ved hjelp av AI og maskinlæring vil stadig færre bilag trenge hjelp i bokføringsprosessen, og inngående faktura kan behandles raskt. Vi samarbeider med to av de ledende leverandørene på markedet, Propell.ai og Semine, og hjelper kundene våre med å spare mye tid på håndtering av fakturaer.

Denne løsningen passer best for selskaper som håndterer et stort volum bilag, (fra minimum 5000 bilag i året). Ved hjelp av kunstig intelligens prosesseres bilagene i forsystemet fra mottak og sendes på flyt for godkjenning til økonomisystemet. På denne måten jobber du i ditt økonomisystem, men får forsterket funksjonaliteten.

Som vi har diskutert ovenfor, så henger faktureringsrutiner tett sammen med likviditeten i bedriften. Noen grep kan være enkle å innføre, mens andre krever bytte av systemer eller store endringer i arbeidsprosesser. Det er likevel verdt å prioritere en gjennomgåelse av egne rutiner, for å sikre at penger kommer raskt inn og at du har gode betingelser ovenfor egne leverandører.

Les også: 6 tips til bedre likviditet i bedriften

Vil du lese flere artikler som denne?
Meld deg på vårt månedlig nyhetsbrev!