Et ERP-system bør være godt forankret i kjernen av bedriften. Det er kanskje også derfor mange vegrer seg mot å bytte. Det er ikke sånn at du skal skifte ERP-system like ofte som du bytter din iPhone altså. Men, et utdatert ERP-system kan definitivt gjøre mer skade enn IOS 13 – i alle fall for bedriften din.
Det spesielt er tre ting vi mener er direkte skadelig for din bedrifters fremgang, dersom du sitter med et utdatert ERP-system.
1. Ineffektivitet
I næringslivet er tid penger. Hvert eneste år kastes kanskje tusenvis av timer bort på manuelt arbeid som kunne vært automatisert. Et utdaterte ERP-system med lite støtte for automatikk og gode prosesser, bidrar til at du og dine ansatte blir svært ineffektive.
Har du har et bilagsmottak som ikke tolker og foreslår kontering- og bokføringsforslag for deg? Ved hjelp av AI og maskinlæring i ERP-systemet vil stadig færre bilag trenge hjelp i bokføringsprosessen. Punching av bilag kan bli historie for deg også.
På generell basis bør det våre et mål å redusere punching og flytting av data mellom systemer betydelig. En veldig god måte å gjøre dette på er å ha et ERP-system som legger til rette for gode integrasjoner, slik at du ikke må bruke tid på å kompensere for dette.
Det kan handle om noe så enkelt som en bankintegrasjon. Prosessen rundt betalinger bør gjøres igjennom ERP-systemet ditt og ikke via nettbanken.
En annen fordel er at du ikke lenger trenger å gjøre avstemming av bank manuelt – fordi systemet ditt snakker med banken og gjør avstemmingen for deg. På denne måten får du unna de aller fleste banktransaksjoner, og du står igjen med typiske avvik som låneutbetalinger eller andre transaksjoner du kanskje ikke initierte fra ERP-systemet.
Rapporteringen din kan også effektiviseres med ferdig funksjonalitet for eksempelvis budsjettering, månedsrapportering eller for nøkkel KPI’er. Aller helst presentert via visuelle rapporter i systemet.
Hvis du i tillegg har mulighet for å hente inn andre datakilder automatisk, sparer du mange timer på å slippe å sammenstille informasjon manuelt. Gode integrasjonsmuligheter med for eksempel CRM, timeføring eller ordresystemer er gull for å øke effektiviteten og få mest mulig ut av rapporteringen.
Så, automatiserte systemer og gode integrasjoner frigjør masse tid. Om du vil bruke den på kundene dine eller langhelger på fjellet, det legger ikke vi oss borti. Vi vil bare gi deg muligheten til å velge.
Anbefalt: Disse oppgavene bør automatiserer i regnskapet
2. Unøyaktighet
Økonomisk innsikt er ferskvare. Du trenger tilgang til oppdaterte tall daglig for å være up to speed på bedriftens økonomiske status.
Et unøyaktig datagrunnlag er direkte skadelig for avgjørelser og planlegging knyttet til strategi og mål for din virksomhet. Er bedriften din i en vekstfase, vurderer nye forretningsområder eller nyansettelser? Det er mange scenarioer som krever god innsikt i dagens situasjon, for å planlegge godt for fremtiden.
«Kunnskap er makt» sa filosofen og teknologiprofeten Francis Bacon, og ville gjennom vitenskap og teknologi kontrollere naturen for å tjene menneskeheten. Det vil også tjene din bedrift å ha så nøyaktig kunnskap om ditt marked og ditt selskap som mulig, for Ledergruppen eller Styret skal kunne forstå lønnsomheten og mulighetsrommet enda bedre.
Et utdatert ERP-system som ikke har teknologien til å gi deg raske svar på spørsmål om løpende status på likviditet, budsjetter eller varelager vil holde deg tilbake. Dette er informasjon som bør være noen tastetrykk unna, og være så varmt at det ryker av tallene. Og gjerne kombinert med operasjonell data, for et enda bedre bilde av drift, salg og økonomi.
Har du ikke dette er risikoen stor for at du går glipp av forretningskritisk informasjon og kan miste styringen på skuta. Da kan dårlige avgjørelser bli tatt på vegne av bedriften, kanskje på bakgrunn av ren gjetning uten data som backer beslutningene.
I et worst case senario vil unøyaktig datagrunnlag resultere i at du ikke rekke å reagere på hendelser før det er for sent. “For sent” kan få alvorlige konsekvenser, spesielt når det er snakk om betalingsevne og likviditet.
Anbefalt: 5 tips til bedre kontroll på lividiteten
3. Sikkerhetsrisiko
Dette med sikkerhet er et meget aktuelt tema, og brudd på sikkerhet i bedrifter preger titt og ofte mediebilde i dag. Vi skal ikke gå inn på sikkerhet på generell basis, men vi vil poengtere at bruk et utdatert ERP-system eller programvare utsetter deg for økt risiko for å få data ødelagt eller på avveie.
I tillegg er ting som sikkerhetskopiering, kryptering og trygg plassering av servere, ting din leverandør tar grundige avgjørelser rundt, og er ikke noe du må ha førstehåndskunnskap om.
Verizons 2021 Data Breach Investigation Report viser at de fleste sikkerhetsbrudd dog skjer ved menneskelige feil i bedriften. Det er svært nyttig å sette opp tilganger basert på roller og arbeidsområde i selskapet. Dette bidrar til at informasjon ikke kommer på avveie blant ansatte eller blir oppdaget av personer uten fullmakt.
Din bedrifts ERP-system inneholder mye sensitiv informasjon både om kunder, ansatte, kontrakter og av finansiell art. Jevnlig oppdateringer av programvaren er for eksempel et viktig element i å øke sikkerheten. Profesjonelle ERP-leverandører gjør dette for deg i ditt system (fra skyen). Du trenger å tenke på nye versjoner eller oppgradering av ny funksjonalitet- det rulles ut løpende
Med gode prosesser i systemet vil behovet for manuell input reduseres, og bidra til å minimere risiko for feil og mangler. Et utdatert ERP-system øker risikoen.
Gjør risikovurderinger sammen med leverandøren din for å kartlegge ulike scenarioer som kan føre til sårbarheter i virksomheten din. Gode rutiner internt er viktig for rapportering og avdekking av mistenksom aktivitet.
Til sammen illustrerer disse tre faktorene viktigheten av å ha et oppdatert ERP-system. Vi tror ingen bedrifter ønsker å være ineffektive, ha unøyaktig informasjon eller bekymre seg over oppgraderinger og sikkerhetsrisiko.
Har du et utdatert ERP-system som holder din virksomhet tilbake?
Vi kommer gjerne med noen gode råd om hvordan du kan få det bedre. Ta kontakt med oss for en prat eller book et møte her.