Når tiden er kommet for besøk av revisor. Hvis du skal være helt ærlig med deg selv: Er du nærmere å grue deg, eller å glede deg?
Du er ikke alene altså. Når vi spør bedriftsledere og økonomiledere i revisjonspliktige selskap er dette besøket forbundet med en viss grad av usikkerhet. Det er ikke så rart egentlig. Et besøk av revisor er for mange en stor tidstyv som skaper usikkerhet og på grensen mot frykt, for hvilke konsekvenser dette kan ha.
Kanskje mangler du en kontrakt som du selv ikke er ansvarlig for, eller at du må inn å forsvare en av dine egne vurderinger som ble gjort for mange måneder siden.
Det er kanskje ikke nødvendigvis slik at du er redd for at selskapet skal gå på en stor smell, men det kan være det må til noen korrigeringer i regnskapet – som du senere må forklare for eiere eller andre medlemmer i ledergruppen. Ingen ideell situasjon, men stort sett er det ganske trivielt.
Frykt ikke lenger. Det er flere ting du kan gjøre for å sørge for at revisorbesøket blir hyggeligere og mer effektivt – for begge parter. Vi har samlet noen tips i artikkelen under.
Det er viktig å ha i bakhodet at en revisor skal kontrollere noe som allerede er gjort og at årsregnskapet er utført iht gjeldende lover og regler. Enkelte bruker revisoren til å utføre rådgivingsoppgaver – fordi de besitter nyttig kompetanse på en del områder. I denne artikkelen har vi lagt vekt på selve revisjonsarbeidet.
1. Det viktigste først
Dette kan høres banalt ut, men vi må presisere at kunnskap og kompetanse rundt regelverket er essensielt for at selskapet vil kunne forstå og oppfylle gjeldende lovkrav. Det er revisorens oppgave å kontrollere at ditt selskap driver etter retningslinjene fra myndighetene.
Så enten det er du eller et team hos deg som håndterer regnskapet, så pass på at dere er oppdatert på regelverket og følger med på hva som gjelder til enhver tid. Det er en vel verdt og nødvendig investering.
2. Gode rutiner i selskapet
Det er et stort antall oppgaver knyttet til regnskap og lønn som skal utføres løpende. Noen gjøres hver dag, mens andre håndterers på en månedlig basis. Gode rutiner for disse vil legge et stødig grunnlag for hvordan du og revisor vil oppleve revisjonen av ditt selskap.
For å sikre en god kvalitet og kontinuitet på arbeidet som utføres bør rutinene beskrives i et metodeverk. Da sikrer du at alle som jobber med regnskapet har en forståelse av hva som skal gjøres, hvordan det skal gjøres og til hvilken tid.
Et eksempel kan være å kartlegge hvordan dere sikrer godkjenning av bilag, eller fører reise– og utleggsregninger. Andre eksempler kan være hvordan dere håndterer nedskrivninger.
Gjør dere avstemminger fortløpende eller hoper det ofte seg opp? Og hva med dokumentasjonen på eventuelle avvik? Det er veldig krevende å lete frem denne i ettertid.
Som en bonus vil en slik øvelse avdekke lite effektive arbeidsprosesser i selskapet og åpne for diskusjon rundt forbedringstiltak.
Poenget er at dersom du har gode, gjennomtenkte rutiner som blir fulgt, vil det øke sannsynligheten for at regnskapet er riktig og holdes ajour. Sånn at du enkelt kan dokumentere og vise til et ryddig metodeverk for hvordan selskapet håndterer regnskap- og økonomiprosessene.
På denne måten slipper dere å starte en stor oppryddingsjobb før revisor kommer, men være tryggere på at dere er up to speed. Det vil spare deg for mye tid og hodebry, i tillegg til direkte kostnader knyttet til å rydde i etterkant.
3. Alt i skyen
Når du har riktig kompetanse og gode rutiner på plass har du kommet langt. Dersom du i tillegg har et moderne økonomisystem som forenkler oppgaver knyttet til revisjonen, er du enda bedre rustet når revisor melder sin ankomst.
Revisor må ha tilgang til det økonomisystemet du bruker. Dersom det er et godt, skybasert system kan du enkelt og nesten kostnadsfritt kunne opprette en tilgang til revisoren din. Det betyr at revisor i ro og mak kan forberede seg godt før han eller hun kommer fysisk på besøk.
Du kan oppleve å få spørsmål på forhånd slik at du også kan møte godt forberedt. Hvis du har et gammeldags system og revisoren din må få tilgang via Citrix, henger du fast i fortiden. Det tar for lang tid og er for lite fleksibelt.
Et digitalt regnskap vil eliminere behovet for å bla i perm etter perm for å finne underlag. Alt ligger lagret i systemet, og du kan på forhånd legge opp for eksempel avtaler og kontrakter tilgjengelig for revisor (her kommer rutinene inn i bildet). Benytter dere et eksternt program for årsoppgjør, kan regnskapssystemet ditt integreres med dette og gi revisoren en effektivitetsgevinst.
En skyløsning åpner opp for samarbeid på en helt annen måte enn et lokalt installert system gjør. Dersom revisor kan redusere antall besøk hos selskapet ditt og kunne jobbe effektivt i et oversiktlig og strukturert system, vil det være en positiv opplevelse for begge parter.
Resultatet er en rimeligere og mer effektiv revisortjeneste. Og ikke minst en takknemlig revisor.
4. Bruk revisor som en kollega
Det å være revisjonspliktig kan for mange oppleves som et nødvendig onde. Du er pliktig til å ha en ekstern resurs som skal kontrollere at det du har gjort er riktig.
I tillegg vet du at det kan foreligge høye gebyrer og sanksjoner dersom det skulle foreligge feil i forhold til regelverket. Selv om intensjon er god, kan for eksempel manglende kunnskap fra din side gjøre at det kan dukke opp ting revisor stusser på.
I disse situasjonene kan det være lett å tenke at nå er revisor ute etter å ta meg. Det er mer fornuftig å endre innstilling og heller tenke; hvordan kan revisor hjelpe meg med å bli bedre. Det er det revisorene helst ønsker også – å hjelpe kundene sine med å gjøre ting best mulig, enklest mulig.
Vårt tips er å prøve å skape en god kjemi med revisoren din, slik han eller hun får muligheten til å forstå det du driver med. Søk aktivt innspill og lytt til de rådene du får. Bruk revisor som en ressurs, eller nærmest som en kollega.
Det verste som kan skje er at du unngår gebyrer fra Finanstilsynet og kanskje øker sjansene for at neste års revisjon går enda bedre.
5. Ikke utsett hjelpen for lenge
Dersom du år etter år strever med å være forberedt før revisorbesøket, kan det være lurt å søke hjelp.
Økonomi og regnskap er et komplekst fagfelt og krever en god del investering i både tid og ressurser. For mange er derfor det å sette bort regnskapet til en ekstern aktør, et valg det er lett å forsvare.
En solid regnskap- og økonomileverandør har metodeverk for å kvalitetssikre og standardisere oppgaver i alle ledd. I tillegg er de underlagt strenge krav om risikostyring, internkontroll og etterlevelse av regnskapslovens “gode regnskapsføringsskikk”. Så når revisor kommer, kan du være trygg på at ting er gjort etter boka.
Det meste av dialogen med revisor vil uansett gå gjennom regnskapsføreren din. Og da kan du drive med ditt, mens de driver med sitt.
Dersom du allerede begynner å grue deg til neste års revisorbesøk, må du gjerne ta en telefon til oss. 🙂