Representasjon betyr å spandere noe på kunder eller forretningsforbindelser, ikke ansatte. Representasjon kan blant annet bestå i bevertning, gaver, reiser og/eller drift av båter, biler og anlegg som benyttes til representasjon.
Er du usikker på hvor mye du kan spandere skattefritt ved for eksempel et restaurantbesøk? Kan kunder være med på julebordet? Hvor mye kan du gi i gaver til kunder skattefritt? Vi har samlet de viktigste reglene for deg i artikkelen under.
Hvordan er reglene for representasjon ved bevertning eller resturantbesøk for kunder eller forretningsforbindelser?
Hovedregelen sier at representasjonskostnader i utgangspunktet ikke er fradragsberettiget / skattefritt, men om kostnaden er beskjeden og punktene under er oppfylt, får du fradragsrett.
Formål:
Formålet med bevertningen må knytte seg til virksomhetens drift eller i umiddelbar forbindelse med forhandlinger eller demonstrasjon av varer. Du kan ikke ta med deg kameraten din på lunsj og få det fradragsberettiget, med mindre han har en forbindelse til din bedrift, som for eksempel leverandør eller en kunde. Formålet med møtet må dokumenteres i utlegget, og ha noe med deres samarbeid å gjøre.
Kostnad:
Hvor mye er regningen på?
Kostnaden per person kan ikke overstige 500 kr på restaurant/utested inkl. alkohol (ikke brennevin). Overstiger du beløpet, er ikke representasjonen fradragsberettiget, men du kan ta kostnaden på selskapet. Overstiges beløpet vil ikke kostnaden bli fradragsberettiget. Kostnaden kan fortsatt bli værende i regnskapet.
Er kostnaden uforholdsmessig høy, eller formålet med bevertningen ikke anses å være tilknyttet selskapet, vil kostnaden kunne bli innberettet på de aktuelle deltagere.
Tidspunkt:
Bevertningen må skje på et tidspunkt som er rimelig i forhold til formålet med møtet, helst knyttet opp til arbeidstiden og i nærhet til arbeidsstedet. Er møtet lagt til en middag, må tidspunktet være rimelig i forhold til det. Finner bevertningen sted rundt normale middagstider eller foreligger det kvitteringene fra kjøp ut i de sene nattetimer?
Alkohol:
Inneholder kvitteringene kjøp av brennevin er ingenting fradragsberettiget. Her er det ingen unntak fra regelen. Inneholder kvitteringen vin eller øl, innen rimelighetens grenser, kan kostnaden føres på selskapet.
Dokumentasjon:
Kjøpet må dokumenteres med faktura eller kvittering. Deltakere må være nevnt ved fullt navn og hvilket foretak de representerer. I tillegg må formålet med bevertningen dokumenteres.
Kan du ha med kunder på julebordet?
Personer som ikke er tilknyttet selskapet kan være med på julebordet, men du må forholde deg til representasjonsreglene som nevnt ovenfor. Kostnaden per person kan ikke overstige 500 kr for at det skal være fradragsberettiget.
Les også: Hvor mye kan du kan spandere på eller gi i gaver til ansatte?
Hvor mye kan du gi i gaver til kunder skattefritt?
Gaver er fradragsberettiget hvis kostnaden per person ikke overstiger 275 kr per gang.
Dette gjelder også gaver som gis som reklameartikler, for eksempel med firmalogo. Hvis gaven er av høyere beløp, er den ikke fradragsberettiget. Er gaven av uforholdsmessig høy verdi vil dette føre til skattepliktig fordel for mottaker. Kostnader til kranser ved dødsfall er fradragsberettiget uten hensyn til beløpsgrensen.
Er du i tvil- så rådfør deg
Reglene knyttet til gaver og representasjon kan være vanskelig å forstå og åpner for noe tolkning.
Vårt tips til deg er: Er du usikker, så rådfør deg!
Skal du ha et stort kundearrangement, så hør med regnskapsføreren din hvordan du bør gå frem for å overholde regelverket. Er du usikker på om gaven du gir har høyere verdi enn det som er lov?
Sjekk det opp og ta reglene på alvor. Er du usikker på verdien av gaven du får, så vær forsiktig med å ta imot dette.
Skattesensitive problemstillinger er områder som både revisor og myndighetene er ekstra strenge på. Det er unødvendig å risikere at kunder eller forretningsforbindelser skal bli innberettet for et beløp fordi selskapet ikke har fulgt reglene.
Derfor er det lurt å rådføre deg med din regnskapsfører, om du er i tvil om hva du bør gjøre i de ulike tilfellene.